إنه ظهر يوم الثلاثاء، ومدير المشروع في اجتماع يضم مسؤول الامتثال، ومالك المنتج، وفريق المورِّد الذي يعمل على بناء بوابة إلكترونية للمرضى لصالح شبكة مستشفيات. يحتاج مسؤول الامتثال إلى اعتماد رسمي لمجموعة من الضوابط بحلول موعد محدد للتدقيق. وفي المقابل، يعرض مالك المنتج مجموعة جديدة من التعديلات الواردة هذا الصباح من الطاقم الطبي، وهي تعديلات جوهرية وليست مجرد تغييرات طفيفة في الصياغة. أما المورِّد فيطالب بوثيقة متطلبات ثابتة ليتمكن من إتمام مرحلتي البناء والاختبار. إن كل طرف يطرح مطلباً منطقياً، لكن لا يمكن تلبية جميع هذه المطالب في آن واحد؛ ففي كل أسبوع، يثبِّت الفريق المتطلبات لاستيفاء متطلبات الاعتماد، ثم يعيد فتحها للاستجابة لملاحظات المستخدمين الفعلية. وتتراكم الأعمال التي تتطلب إعادة تنفيذ، ويتقلص الوقت المتاح للاختبار، كما يبدأ مسار التدقيق في التداخل والاضطراب نظراً لإعادة النظر في القرارات دون وجود سجلات واضحة للاعتمادات.
قبل تحديد منهجية التسليم، توقَّع أولاً أين سيفشل هذا المشروع إذا لم تتخذ أي إجراء.
يكمن الفخ في الاعتقاد بأن الفريق يختار بين السرعة والامتثال للمعايير. تكمن المشكلة الحقيقية في أن المشروع يجمع بين نوعين مختلفين من العمل؛ إذ يتطلب جزء منه “إمكانية التتبع” (traceability) -أي القدرة على توضيح كيف تحول المتطلب إلى تصميم، ثم إلى مرحلة البناء، فالاختبار، وأخيراً الاعتماد- بينما يتطلب جزء آخر “التعلم السريع”، أي توقع تعديل ما نبنيه بناءً على ما نتعلمه من المستخدمين. عندما تفرض التعلم السريع ضمن مسار اعتماد معقد وبطيء، تنشأ اختناقات في العمل. وعندما تفرض متطلبات التتبع ضمن دورة عمل سريعة تفتقر إلى ضوابط واضحة، تظهر ملاحظات سلبية عند التدقيق. غالباً ما تكون غريزة المبتدئين هي مطالبة الجميع بالتوحد حول نهج واحد وتجميد نطاق العمل؛ قد يبدو هذا تصرفاً قيادياً لأنه يقلل من التشويش والضغوط في اللحظة الراهنة، لكنه غالباً ما يؤدي لاحقاً إلى تدفق هائل لطلبات التغيير عندما تفرض الحقائق الواقعية نفسها.
واقع إدارة المشاريع في الأعمال الخاضعة للوائح تنظيمية، لا يمكنك التفاوض بشأن موعد التدقيق؛ بل تتفاوض حول ما يندرج ضمن نطاق العمل لذلك الموعد وكيفية مرور التغييرات عبر مراحل الاعتماد.
عندما يتحدث الناس عن منهجية “أجايل” (Agile) أو “الشلال” (Waterfall)، فإنهم غالباً ما يشيرون إلى مجموعة من القرارات المترابطة. في هذه الدورة، سنفكك هذه المجموعة إلى ثلاثة محاور عملية يمكنك تصميمها وتحديدها بشكل متعمد:
المحور الأول هو حلقة التغذية الراجعة (feedback loop)، وتعني مدى تكرار الحصول على آراء وملاحظات فعلية من المستخدمين أو أصحاب المصلحة وتحويلها إلى تغييرات في المنتج قيد البناء. تساعد الحلقات القصيرة على التعلم السريع، لكنها تولد أيضاً وتيرة أكبر من التغييرات التي تتطلب إدارة دقيقة.
المحور الثاني هو أفق التخطيط (planning horizon)، ويعني المدى الزمني الذي تخطط له بالتفصيل قبل الالتزام بمرحلتي البناء والاختبار. يمكن للأفق الزمني الطويل أن يزيد من القدرة على التنبؤ، لكنه يفترض ثبات المتطلبات؛ في المقابل، يتقبل الأفق الزمني القصير حالة عدم اليقين، لكنه يتطلب مشاركة مستمرة من أصحاب المصلحة لضمان عدم اعتماد الفريق على التخمين.
المحور الثالث هو نقاط التحكم (control points)، وهي المحطات التي يجب أن يستوفي فيها العمل معايير محددة قبل المضي قدماً. قد تكون نقطة التحكم عبارة عن اعتماد رسمي، أو مراجعة أمنية، أو بوابة دخول لمرحلة الاختبار. تقلل نقاط التحكم من المخاطر، لكنها تزيد من أعباء الحوكمة وأوقات الانتظار.
اربط هذه المحاور الثلاثة بنتائج المشروع، ولاحظ المقايضات والخيارات المترتبة على كل منها.