في الأسبوع السادس من مشروع تحديث النظام المصرفي الأساسي، يرسل المورّد فاتورة تتجاوز التقديرات بنسبة 30%، ويُحذّر شريكك المالي من أن عقد “الوقت والمواد” سيتجاوز الحد الأقصى للميزانية الربع سنوية ما لم يحدث تغيير فوري. يرى قسم المشتريات أن “بيان العمل” يتسم بغموض شديد يمنع الاعتراض على عدد الساعات، بينما يؤكد القسم القانوني أن صياغة العقد لا تمنحك موقفاً قوياً للتفاوض في ظل غياب معايير محددة للقبول. وفي المقابل، يدعي المورّد أن العمل الإضافي كان مفهوماً ضمناً. تجد نفسك عالقاً بين خيارات الدفع، أو إيقاف العمل، أو تصعيد الأمر للإدارة العليا؛ وكل يوم يمر يضيف ساعات قابلة للفوترة ويؤخر موعد إنجاز المرحلة التالية. ستعمل هذه الدورة التدريبية على بناء القدرة على اتخاذ القرار وإعداد الوثائق اللازمة لتجنب هذا المأزق تحديداً، بدءاً من تحديد استراتيجية “التصنيع أو الشراء” (Make-or-Buy)، واختيار نوع العقد بما يضمن توزيع المخاطر، وصياغة “بيان عمل” أكثر دقة يتضمن معايير قبول قابلة للقياس، وصولاً إلى استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لصياغة الأداء ومراقبته وتوثيقه مع الحفاظ على إمكانية التدقيق والمراجعة.
عند مراجعة المشروع بعد التنفيذ، لا تكمن المشكلة في أن المورّد قد أنجز عملاً سيئاً، بل في عدم قدرة أي طرف على إثبات ماهية “العمل الجيد”. ينص “بيان العمل” على تسليم تحديثات للواجهات البرمجية الخاصة بالأنظمة المرتبطة (سواء السابقة أو اللاحقة في تدفق البيانات)، لكنه لا يحدد هذه الواجهات، أو تنسيقات الرسائل، أو بيئات العمل، أو المعايير التي تُعتبر بمثابة إنجاز للعمل. يعتمد العقد نموذج “الوقت والمواد” (T&M)، مما يعني أنك تدفع مقابل الجهد والنفقات بدلاً من الدفع مقابل نتيجة محددة مسبقاً. قد يكون هذا النموذج مناسباً عندما تكون المتطلبات غير واضحة، لكنه يعني أيضاً أن الغموض سيتحول إلى ساعات عمل قابلة للفوترة ما لم تفرض سيطرتك على نطاق العمل، وعمليات الموافقة، ومعايير القبول.
قبل النظر إلى الجدول الزمني للمشروع، حاول توقع الموضع الذي سينشأ فيه الخلاف الأول: هل سيكون عند إصدار الفاتورة، أم عند تقديم طلب تغيير، أم عند مرحلة قبول الإنجازات؟
عادةً ما تبدأ تجاوزات التكلفة بطلب توضيح يبدو منطقياً؛ إذ يسأل المورد عما إذا كانت عملية تغذية بيانات “إنشاء القروض” (loan origination) تشمل الحالات الاستثنائية (edge cases)، فيجيب الطرف المعني في الشركة بالإيجاب. في عقود السعر الثابت، كانت هذه الإجابة ستدفع نحو مناقشة نطاق العمل قبل البدء فيه، أما في عقود “الوقت والمواد” (T&M)، فغالباً ما يتعامل الفريق مع الأمر باعتباره تقدماً طبيعياً ويبدأ المورد في تسجيل ساعات العمل. وبحلول الأسبوع الثالث، يقدم المورد طلبات تغيير تبدو وكأنها اكتشافات جديدة وليست مجرد تعديلات، فيوافق عليها أصحاب المصلحة الداخليون نظراً لشعورهم بضرورة العمل. وبحلول الأسبوع الخامس، يتم تفويت موعد إنجاز مرحلة رئيسية لعدم جاهزية بيانات الاختبار، ويقوم المورد بإصدار فواتير عن وقت الانتظار، حيث لم يحدد العقد التزامات المشتري أو القواعد المتعلقة بوقف احتساب الوقت (stop-the-clock rules). ومن الأخطاء الشائعة التي يقع فيها مديرو المشاريع محاولة الاحتكام إلى مبدأ “الإنصاف” بدلاً من الرجوع إلى “بيان نطاق العمل” (SOW) ومعايير القبول وسجل الموافقات؛ فمبدأ الإنصاف لا يصمد أمام عمليات التدقيق، بينما الأدلة الموثقة هي التي تصمد.
بمجرد الشعور بمشكلات العمل، تبرز الرغبة في شراء أداة تعتمد على الذكاء الاصطناعي على أمل أن ترصد المشكلات تلقائياً. غير أن النهج الأكثر موثوقية يتمثل في تحديد مواضع اتخاذ القرارات ضمن دورة حياة المورد والعقد، وتحديد مخرجات الذكاء الاصطناعي التي من شأنها التأثير على تلك القرارات. يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدتك في قراءة المستندات ومقارنتها، واستخلاص الالتزامات، وتحديد البنود المفقودة، ومراقبة مؤشرات الأداء؛ لكنه لا يستطيع الحلول محل تعريف “اكتمال العمل” المنصوص عليه في العقد، ولا يمكنه اعتماد الموافقات أو التوقيع عليها.
قم بمطابقة كل مرحلة من مراحل دورة الحياة مع نوع مخرجات الذكاء الاصطناعي التي من شأنها الحد من تضخم التكاليف أو تقليل مخاطر النزاعات.
في مرحلة تلقي الطلبات، يمكن للذكاء الاصطناعي توحيد المتطلبات وتحويل رسائل البريد الإلكتروني غير المنظمة إلى مسودة هيكلية تحدد النطاق والقيود. وفي مرحلة الفحص والتدقيق (العناية الواجبة)، يمكنه تلخيص ردود الموردين وإبراز الفجوات مقارنةً بقائمة مرجعية، مع العلم أن هذه القائمة تظل بحاجة إلى جهات مسؤولة عنها. أما في مرحلة الصياغة، فيمكنه اقتراح بنود ومعايير قبول محتملة، لكن تظل الموافقة على الصياغة القانونية من اختصاص الإدارة القانونية، بينما تتولى إدارة المشتريات مواءمة الشروط التجارية. وفي مرحلة المتابعة، يمكنه استخراج المخرجات، والمواعيد النهائية، ومتطلبات الموافقة من العقد المُبرم ونقلها إلى نظام تتبع، ثم مقارنة الفواتير بقواعد تسجيل ساعات العمل وأدلة إنجاز المراحل الرئيسية. وفي مرحلة التجديد، يمكنه رصد النزاعات المتكررة وقياس معدلات الدفع مقابل إعادة العمل أو أوقات الانتظار. القاعدة بسيطة: استخدم الذكاء الاصطناعي عندما تكمن العقبة في عمليات القراءة، أو المقارنة، أو الاستخراج، أو اكتشاف التناقضات؛ ولا تستخدمه لتحديد مستوى تقبّل المخاطر أو كبديل لعملية الاعتماد النهائي (التوقيع).
في القطاع المصرفي، تُعد إدارة الموردين والعقود أيضاً نظاماً للرقابة والتحكم. إذ توجد متطلبات إدارة مخاطر الطرف الثالث (TPRM)، وقيود تتعلق بمكان تخزين البيانات (توطين البيانات)، ومتطلبات توفير مسارات التدقيق، بالإضافة إلى إدارة مخاطر النماذج (MRM) في حال كانت نماذج الذكاء الاصطناعي تؤثر على اتخاذ القرارات. لا تمنع هذه القيود استخدام الذكاء الاصطناعي، بل تحدد ما هو مسموح به، وما يجب توثيقه وتسجيله، وما يجب أن يظل خاضعاً للمراجعة البشرية.
حدد موقع مشروعك ضمن إعدادات الرقابة الرئيسية قبل البدء في تطبيق أي حلول للذكاء الاصطناعي في عمليات المشتريات أو دورات العمل الخاصة بالعقود.