إنه اليوم التاسع من دورة عمل (Sprint) مدتها أسبوعان، ولا يزال فريق التسليم عالقاً في الحلقة المفرغة ذاتها؛ فالمهندسون يستفسرون عبر منصة “Slack” عن التذكرة (Ticket) الجاهزة فعلياً للعمل، وقائد فريق ضمان الجودة (QA) ينتظر بيئة عمل لا تتبع لأي جهة محددة، ومالك المنتج يطلب تحديثاً بسيطاً لحالة العمل يستغرق تجميعه وقتاً أطول من إنجاز العمل نفسه. بصفتك مدير المشروع، تجد نفسك عاجزاً عن اتخاذ قرار: هل تقوم بأتمتة “الضجيج” المصاحب لسير العمل، أم تعمل أولاً على ضبط سير العمل وإحكام إجراءاته؟ فمع كل ساعة انتظار، يضيع المزيد من الوقت في ملاحقة التحديثات، وعمليات التسليم غير المكتملة أو الخاطئة، وإعادة العمل.
قبل الشروع في أي أتمتة، نحتاج إلى معرفة أين يذهب الوقت وما هي الأسباب الكامنة وراء ذلك. ثم نحتاج إلى آلية للتمييز بين المهام التي يمكن أتمتتها بأمان، وتلك التي تبدو متكررة ولكنها تنطوي في الواقع على مخاطر تتعلق باتخاذ القرار. وأخيراً، نحتاج إلى منهجية واضحة للمفاضلة واختيار هدف محدد للأتمتة يساهم في تحسين عملية التسليم، بدلاً من التسبب في ظهور نمط جديد من الفشل.
ولتكوين صورة واقعية عن المشكلة، راجع الجدول الزمني لدورة العمل هذه، ولاحظ مواطن الخلل في التنسيق مقارنةً بالمواضع التي يتسم فيها العمل بالبطء فحسب.
عادةً ما يظهر هذا النمط في ثلاثة مواضع: تتزايد طلبات الاستعلام عن الحالة عندما لا تكون الخطة واضحة في مكان واحد، وتتعثر عمليات التسليم (نقل المهام) عندما يكون “تعريف الإنجاز” (Definition of Done) غامضاً، وتستمر العوائق دون حل عندما تكون المسؤولية غير محددة. ومن الأخطاء الشائعة التي يقع فيها مديرو المشاريع البدء بأتمتة تحديثات الحالة، نظراً لما توفره من فائدة فورية لأصحاب المصلحة؛ غير أن النتيجة تكون أن الفريق يكرر حالة الارتباك ذاتها ولكن بوتيرة أسرع، وتضعف ثقتهم في النظام لأن التقارير الآلية تتعارض مع الواقع الملموس على الأرض.
عندما تبدو إحدى الخطوات متكررة، اسأل نفسك: ما هي طبيعة هذا العمل فعلياً؟ بعض الخطوات عبارة عن اتخاذ قرارات، مثل الموافقة على تغييرات في نطاق العمل أو تحديد موعد للإطلاق. وبعضها الآخر يتعلق بتسليم المهام، مثل نقل تذكرة عمل من مرحلة البناء إلى مرحلة الاختبار أو إحالة مواد حملة ما إلى القسم القانوني. وهناك خطوات تتمثل في إدخال البيانات، مثل نسخ الحقول بين الأدوات المختلفة أو تنسيق تقرير التحديث الأسبوعي. وتُعد الأتمتة الخيار الأكثر أماناً عندما تكون الخطوة مقتصرة على إدخال البيانات وتكون المدخلات ثابتة ومستقرة.
تتسم القرارات بتباين عالٍ، وغالباً ما تظل تكلفة القرار الخاطئ خفية حتى وقت لاحق؛ لذا فإن أتمتتها دون ضوابط تحوّل عملية التقييم المدروس إلى مجرد تخمين. أما عمليات التسليم فتتعثر عندما تكون الأدوار ومعايير القبول غير واضحة، وبالتالي لا يمكن للأتمتة أن تكون مفيدة إلا بعد تحديد معنى “الجاهزية” وتعيين المسؤول عن المهمة. وتُعد مهام إدخال البيانات مجالاً يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة فيه في مرحلة مبكرة، نظراً لإمكانية تدقيق العمليات وإعادة تشغيلها وإجراء فحوصات عشوائية عليها.
استخدم نشاط المقارنة هذا للتدرب على تحديد الخطوات المستقرة بما يكفي لأتمتتها، والخطوات التي تتطلب حكماً بشرياً.