يتميز التواصل “الجيد” في بيئة العمل بقدر من الاتساق يجعله قابلاً للتمييز بغض النظر عن الأدوار الوظيفية أو القطاعات؛ فسواء تعلق الأمر بتحديث يقدمه مدير حول سير العمل، أو متابعة يجريها شريك الموارد البشرية عقب مقابلة تحقيق، أو تذكير بالسياسات يصدره مسؤول مالي، فإن هذه الرسائل -رغم تفاوتها في مستوى الأهمية والنبرة- تشترك في أساس واحد. فهي توضح الغرض منها بجلاء، وتزود المتلقي بالمعلومات اللازمة لاتخاذ إجراء، وتتجنب إثارة أي لبس قد يستلزم تصحيحه لاحقاً في اجتماع. كما أنها تراعي طبيعة الجمهور، بحيث تتناسب مع مستوى إلمامهم بالسياق، ومخاوفهم المحتملة، ووسيلة التواصل المستخدمة.
وتتمثل إحدى الطرق العملية للحفاظ على هذا المعيار في تصنيف الرسائل حسب السياق قبل البدء في كتابتها. ويُقصد بتصنيف السياق تحديد طبيعة الرسالة بسرعة -سواء كانت روتينية، أو حساسة، أو ذات أهمية بالغة- بما يتيح لك اختيار الهيكل المناسب ومستوى النبرة (أي درجة الرسمية والمباشرة الملائمة للموقف). ففي الرسائل الروتينية، تكون الأولوية للسرعة والوضوح؛ وفي الرسائل الحساسة، تُمنح الأولوية للحرص والدقة؛ أما الرسائل ذات الأهمية البالغة، فتُعطى فيها الأولوية لإمكانية التتبع، والتحكم في المخاطر، ومراعاة تأثير الرسالة على العلاقات المهنية.
ويوضح ما يلي كيف تختلف أنواع الرسائل هذه من حيث الهيكل والنبرة باختلاف المواقف الشائعة في بيئة العمل.
تتجلى فائدة الذكاء الاصطناعي القصوى عند استخدامه في مرحلة الصياغة ضمن سير عمل فعلي للموارد البشرية، حيث تكون السرعة والاتساق عاملين مهمين، وحيث لا تُعد المسودة الأولية بمثابة السجل النهائي. وعملياً، يمكنك استخدامه لإنشاء نقطة انطلاق عملية للرسائل التي تدرك مسبقاً ضرورة إرسالها.
فيما يلي بعض خطوات التواصل الشائعة التي يمكن للذكاء الاصطناعي فيها إعداد مسودة أولية، لتقوم أنت بعد ذلك بتكييفها وصياغتها بما يتناسب مع سياقك الخاص:
تتمثل المحطة الحاسمة التي لا تقبل التهاون في اللحظة التي تتحول فيها المسودة إلى رسالة فعلية تُرسل لشخص ما، أو إلى ملاحظة تُدرج في ملف علاقات الموظفين. وفي هذه المرحلة، يتعين عليك التحقق من صحة الحقائق، ومطابقة اللغة للغرض المقصود، وملاءمة نبرة الخطاب لطبيعة علاقتك بالمتلقي. كما يتعين عليك أيضاً تحديد ما يجب طرحه شفهياً (مباشرة) وما يجب تقديمه كتابياً؛ وهو قرار تواصلي لا يمكن للأداة اتخاذه نيابة عنك نظراً لارتباطه بسياق بيئة العمل الخاصة بك.
يوضح العرض التالي العلاقة بين مخرجات الصياغة المدعومة بالذكاء الاصطناعي ومهام تواصل محددة في مجال الموارد البشرية، مما يتيح لك فهم مواضع استخدام هذه التقنية وحدودها.