Es ist Dienstagnachmittag. Der Projektleiter befindet sich in einer Besprechung mit dem Compliance-Verantwortlichen, einem Product Owner und dem Team des Dienstleisters, der ein Patientenportal für einen Krankenhausverbund entwickelt. Die Compliance-Abteilung benötigt bis zu einem festen Audit-Termin eine formelle Freigabe für eine Reihe von Kontrollmaßnahmen. Der Product Owner präsentiert neue Änderungswünsche von medizinischem Fachpersonal, die erst heute Morgen eingegangen sind – und es handelt sich dabei um substanzielle Änderungen, nicht bloß um sprachliche Anpassungen. Der Dienstleister fordert ein stabiles Anforderungsdokument, um Entwicklung und Tests abschließen zu können. Alle Beteiligten bringen berechtigte Anliegen vor, doch diese lassen sich nicht gleichzeitig erfüllen. Woche für Woche fixiert das Team die Anforderungen, um die Freigabe zu ermöglichen, nur um sie dann wieder zu öffnen und auf echtes Nutzerfeedback zu reagieren. Es häuft sich Nacharbeit an, die Testphase gerät unter Zeitdruck, und die Audit-Dokumentation wird unübersichtlich, da Entscheidungen revidiert werden, ohne dass dies durch saubere Freigabeprotokolle nachvollziehbar ist.
Bevor Sie sich für eine bestimmte Vorgehensweise bei der Projektabwicklung entscheiden, sollten Sie prognostizieren, an welcher Stelle das Projekt als Erstes scheitern würde, wenn man nichts unternähme.
Man tappt leicht in die Falle zu glauben, das Team müsse sich zwischen Schnelligkeit und der Einhaltung von Vorschriften (Compliance) entscheiden. Das eigentliche Problem ist, dass das Projekt zwei unterschiedliche Arten von Arbeit vereint. Ein Teil erfordert Rückverfolgbarkeit (Traceability): Man muss nachweisen können, wie aus einer Anforderung ein Entwurf, dann die Umsetzung, der Test und schließlich die Freigabe wurden. Ein anderer Teil erfordert schnelles Lernen: Man geht davon aus, dass das entwickelte Produkt auf Basis von Nutzererkenntnissen angepasst wird. Zwingt man schnelles Lernen in einen schwerfälligen Freigabeprozess, entstehen Engpässe. Erzwingt man Rückverfolgbarkeit in einem schnellen Zyklus ohne klare Kontrollmechanismen, führt dies zu Beanstandungen bei Audits. Anfänger neigen dazu, alle Beteiligten auf eine Linie zu bringen und den Projektumfang (Scope) einzufrieren. Das wirkt wie Führung, da es kurzfristig für Ruhe sorgt, führt aber oft zu einer späteren Flut von Änderungsanforderungen, sobald die Realität das Projekt einholt.
Realität im Projektmanagement In regulierten Bereichen verhandelt man nicht über den Audit-Termin. Man verhandelt darüber, was bis zu diesem Termin fertiggestellt sein soll und wie Änderungen den Freigabeprozess durchlaufen.
Wenn von „agil“ oder „Wasserfall“ die Rede ist, ist damit oft ein ganzes Bündel an Entscheidungen gemeint. In diesem Kurs unterteilen wir dieses Bündel in drei praktische Stellschrauben, die Sie gezielt gestalten können.
Die erste Stellschraube ist die Feedbackschleife: Sie bestimmt, wie oft Sie echtes Feedback von Nutzern oder Stakeholdern einholen und dieses in Änderungen am Produkt umsetzen. Kurze Schleifen ermöglichen schnelles Lernen, erzeugen aber auch ein höheres Aufkommen an Änderungen, die bewältigt werden müssen.
Die zweite Stellschraube ist der Planungshorizont: Er gibt an, wie weit im Voraus Sie detailliert planen, bevor Sie sich auf die Umsetzung und das Testen festlegen. Ein langer Horizont kann die Vorhersehbarkeit erhöhen, setzt jedoch voraus, dass die Anforderungen stabil bleiben. Ein kurzer Horizont nimmt Unsicherheit in Kauf, erfordert aber eine kontinuierliche Einbindung der Stakeholder, damit das Team nicht auf Vermutungen angewiesen ist.
Die dritte Stellschraube sind Kontrollpunkte: Dies sind Zeitpunkte, an denen die Arbeit definierte Kriterien erfüllen muss, bevor sie fortgesetzt werden kann. Ein Kontrollpunkt kann eine formelle Freigabe, eine Sicherheitsüberprüfung oder eine Hürde vor Beginn der Testphase sein. Kontrollpunkte reduzieren Risiken, erhöhen jedoch den Steuerungsaufwand (Governance) und die Wartezeiten.
Setzen Sie diese drei Stellschrauben in Bezug zu den Projektergebnissen und achten Sie auf die damit verbundenen Kompromisse.