Northstar Sporting Goods, Inc. ist ein Unternehmen, das keine Wertpapiere an einer Börse notiert hat (Non-Issuer), mit einem Geschäftsjahresende zum 31.12.20X5. Wir stellen derzeit die Dokumentation zusammen, die das für den 31.03.20X6 geplante Prüfungsurteil untermauert. Maßgebliche Faktoren für die Dokumentation sind die Unternehmensgröße sowie Aspekte, die für die Adressaten wesentlich sein könnten; daher orientieren wir uns bei der Aktenführung an Northstars Planungswesentlichkeit von 96.000 USD, der Wesentlichkeit für die Durchführung der Prüfung (Performance Materiality) von 72.000 USD sowie der Vorgabe, die endgültige Zusammenstellung der Akte bis zum 30.05.20X6 – also 60 Tage nach Veröffentlichung des Berichts – abzuschließen. Bevor wir uns mit der Aktenstruktur befassen, müssen wir den Zeitplan klären, da der zeitliche Ablauf bestimmt, welche Unterlagen noch hinzugefügt werden können und welche als unveränderliche Datensätze für Aufbewahrungs- und Prüfzwecke fixiert werden. Um die zeitlichen Abläufe und Verantwortlichkeiten für die Aktenführung festzulegen, stellen wir die wichtigsten Termine von Northstar und die damit verbundenen Regelungen dar:
Eine Prüfungsakte erfüllt ihren Zweck, wenn ein Prüfungsleiter oder Reviewer ein bestimmtes Risiko aufgreifen, unsere Vorgehensweise nachvollziehen und erkennen kann, warum wir die Prüfung abgeschlossen und den Bericht freigegeben haben. Genau darin liegt der praktische Sinn des in AU-C 230 definierten Ziels der Prüfungsdokumentation: Es gilt, Unterlagen zu erstellen, die eine hinreichende und angemessene Grundlage für den Bestätigungsvermerk bilden und belegen, dass die Prüfung gemäß den GAAS (Generally Accepted Auditing Standards) sowie den geltenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen geplant und durchgeführt wurde. Wir operationalisieren dieses Ziel mithilfe des Maßstabs des „erfahrenen Prüfers“ (experienced auditor): Eine Person mit Prüfungserfahrung, die zuvor nicht in den konkreten Auftrag eingebunden war, muss in der Lage sein, unsere Tätigkeiten, den Zeitpunkt der Durchführung, die erlangten Prüfungsnachweise und die gezogenen Schlussfolgerungen zu verstehen – ohne dass wir fehlende Zusammenhänge aus dem Gedächtnis ergänzen müssen.
Um diesen Maßstab zu konkretisieren, strukturieren wir die Akte anhand eines zentralen „roten Fadens“, der sich leicht auf Vollständigkeit und logische Verknüpfung hin überprüfen lässt: ein vermutetes höheres Risiko wesentlicher falscher Angaben bei der Umsatzrealisierung. Dieses Risiko ergibt sich daraus, dass die Umsatzerlöse 48.600.000 USD betragen und bereits geringfügige prozentuale Fehler die Planungswesentlichkeitsgrenze von 96.000 USD überschreiten können. Bei der Dokumentation müssen wir sicherstellen, dass der Leser die gesamte Kette nachvollziehen kann: vom identifizierten Risiko über die entsprechende Maßnahme im Prüfungsprogramm und die spezifisch erlangten Prüfungsnachweise bis hin zur Schlussfolgerung und deren Auswirkung auf den Bestätigungsvermerk. Dabei muss der Wesentlichkeitsbegriff durchgehend verwendet werden, um zu begründen, warum die durchgeführten Arbeiten hinreichend waren. Bevor wir mit der eigentlichen Dokumentation beginnen, legen wir fest, welche Elemente ein solcher „roter Faden“ mindestens enthalten muss, damit die Prüfung theoretisch nachvollzogen (und somit im Prinzip wiederholt) werden kann: