HarborView Furniture Co. muss einen operativen Plan für das zweite Quartal zur Genehmigung durch den Verwaltungsrat vorlegen und diesen anschließend in monatlichen Überprüfungen als Grundlage nutzen. Die Ausgangslage ist klar: Das geplante Absatzvolumen für das zweite Quartal liegt bei 5.000 Einheiten zu je 300 US-Dollar, der Anfangsbestand an liquiden Mitteln beträgt 52.000 US-Dollar, der Verwaltungsrat strebt einen Endbestand von 60.000 US-Dollar an, und die Geschäftsführung legt fest, dass der Bestand nicht unter 40.000 US-Dollar fallen darf. Bei der Entscheidung geht es noch nicht um die Berechnungen an sich. Vielmehr muss entschieden werden, welches Budgetformat als Maßstab für die Leistungsmessung dienen soll und welches Format bei Veränderungen der Realität aktualisiert wird.
Ein einfacher Ansatz zur Entscheidungsfindung besteht darin, die Situationen aufzulisten, in denen HarborView das Budget verwendet. Für die Genehmigung durch den Verwaltungsrat ist eine feste Basis erforderlich, über die abgestimmt werden kann und auf die man sich konsistent beziehen kann. Monatliche Überprüfungen erfordern ein Format, das die Leistung vom Volumen trennt. Für regelmäßige Kostenanpassungen ist ein Format nötig, das eine Begründung der Kosten erzwingt, anstatt lediglich den Vorjahreswert um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen. Dies sind drei unterschiedliche Anwendungsbereiche, die für dasselbe Quartal häufig unterschiedliche Budgettypen nahelegen. Ordnen Sie die Ziele von HarborView für das zweite Quartal hier diesen Situationen zu:
Angenommen, HarborView hat den Monat April hinter sich und stellt fest, dass das Absatzvolumen für das zweite Quartal doch nicht bei 5.000 Einheiten liegt. Bevor wir uns für eine Budgetart entscheiden, müssen wir festlegen, welche Funktion das Budget bei Abweichungen des tatsächlichen Volumens erfüllen soll. Wollen wir die ursprüngliche Basis von 5.000 Einheiten beibehalten, damit der Vorstand den Soll-Ist-Vergleich auf Basis des genehmigten Ziels sehen kann? Oder bevorzugen wir ein Budget, das bestimmte Kosten auf Basis des tatsächlichen Volumens neu berechnet, damit operative Führungskräfte nicht allein aufgrund von Volumenschwankungen bestraft oder belohnt werden? Überlegen Sie, welches Format für den jeweiligen Zweck besser geeignet ist, bevor Sie sich den Vergleich ansehen.
Ein statisches Budget hält das ursprüngliche Aktivitätsniveau bei den geplanten 5.000 Einheiten fest. Dies macht es zu einer klaren Referenzgröße für den Vorstand und zu einem eindeutigen Instrument der Rechenschaftslegung; allerdings vermischt es zwei Effekte in den Abweichungen. Der eine Teil betrifft das Volumen. Der andere Teil spiegelt wider, wie gut die Führungskräfte Kosten oder Preise bei dem tatsächlich angefallenen Volumen gesteuert haben. Ein flexibles Budget behält die Regeln für variable und gemischte Kosten bei, berechnet das Budget jedoch auf Basis des tatsächlichen Volumens neu, wodurch Abweichungen bei monatlichen Analysen besser interpretierbar werden. Der Nachteil liegt im höheren Arbeitsaufwand und den Anforderungen an die Steuerung (Governance), da sich die Referenzbasis im Laufe des Quartals verändern kann. Ordnen Sie die beiden Budgetarten den folgenden Dimensionen zu: