HarborView Services LLC schließt den Monat mit starken Umsätzen ab, doch der Kontostand wirkt dennoch knapp. Das Unternehmen verzeichnet einen monatlichen Umsatz von rund 900.000 US-Dollar; 70 % der Rechnungen werden mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen (Net 30) ausgestellt, während 30 % direkt bei Leistungserbringung in bar kassiert werden. Die Lohnkosten belaufen sich auf 95.000 US-Dollar pro Woche und werden in derselben Woche beglichen; die Miete in Höhe von 28.000 US-Dollar wird in Woche 1 gezahlt. Der Anfangsbestand an Barmitteln beträgt 210.000 US-Dollar, die Forderungen belaufen sich zu Beginn auf 630.000 US-Dollar (davon 80 % fällig/aktuell und 20 % überfällig mit mehr als 60 Tagen), und die Verbindlichkeiten betragen zu Beginn 260.000 US-Dollar bei einem Zahlungsziel von 45 Tagen (Net 45). Bevor wir Berechnungen anstellen, müssen wir zunächst festlegen, welche Geschäftsvorgänge in den kommenden Wochen tatsächlich zu Zu- oder Abflüssen von Barmitteln führen und an welchen Daten diese Bewegungen auf dem Konto verbucht werden. In der folgenden Zeitleiste übertragen wir diesen Sachverhalt in konkrete Daten und Beträge für die Liquiditätsplanung:
Sobald die Zeitpunkte der Zahlungsströme festgelegt sind, stellt sich die Frage, ob wir den operativen Cash-Zyklus oder den Cash-Conversion-Cycle (Kapitalumschlagzyklus) messen wollen, da diese unterschiedliche Fragen der Unternehmensführung beantworten. Der operative Cash-Zyklus beschreibt den Zeitraum zwischen der Leistungserbringung und dem Zahlungseingang beim Kunden; er konzentriert sich also auf Forderungen und Zahlungseingangsmuster im Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung (Order-to-Cash), selbst wenn die Verkäufe profitabel sind. Der Cash-Conversion-Cycle erweitert diese Betrachtung um den Zeitpunkt, zu dem wir Lieferanten für die zur Leistungserbringung genutzten Ressourcen bezahlen; er berücksichtigt somit sowohl die Zeitpunkte der Forderungen als auch die der Verbindlichkeiten.
Für HarborView spielen Lagerbestände keine wesentliche Rolle, sodass wir für die Erklärung der kurzfristigen Liquiditätsentwicklung keine Komponente für die Lagerdauer benötigen. Auch als Dienstleistungsunternehmen kann HarborView eine Liquiditätslücke aufweisen, da Löhne wöchentlich sofort ausgezahlt werden, während 70 % des Umsatzes erst später durch Zahlungseingänge realisiert werden; zudem können Zahlungsziele von 45 Tagen bei Verbindlichkeiten die Lücke entweder verringern oder vergrößern, je nachdem, wann die Zahlung tatsächlich erfolgt. Diese Definition beeinflusst die praktische Entscheidung darüber, welche Elemente in den ersten Entwurf einer kurzfristigen Liquiditätsübersicht aufgenommen werden. Wenn Lohnzahlungen und Miete feste Termine haben, während Zahlungseingänge von der Verzögerung bei der Rechnungsstellung und dem Kundenverhalten abhängen, muss die Übersicht diese Einflussfaktoren getrennt ausweisen, anstatt sie zu einem einzigen Durchschnittswert zu vermengen.
Nachdem die Definitionen festgelegt sind, muss entschieden werden, ob sich die Liquidität in den kommenden vier Wochen eher aufbaut oder verringert und welche Woche den größten Engpass darstellt, damit ein Controller dies bei der Planung berücksichtigen kann. Wir schätzen die Tendenz allein auf der Grundlage der im Fallbeispiel genannten Zeitverzögerungen – „Netto 30“ für den Forderungseinzug und „Netto 45“ für Lieferantenzahlungen – sowie der festen wöchentlichen Lohnzahlungen und der in Woche 1 fälligen Miete. Um die Schätzung fundiert zu halten, rechnen wir den Monatsumsatz als explizite Annahme in eine wöchentliche Umsatzrate um, wobei wir für diese schnelle Analyse von einem Monat mit vier Wochen ausgehen.
Berechnen Sie zunächst das Profil für den wöchentlichen Umsatz und den wöchentlichen Bruttogewinn und trennen Sie dann die Zahlungseingänge aus Barverkäufen von denen aus Verkäufen auf Ziel (Kreditverkäufen). Der Monatsumsatz beträgt 900.000 $, woraus sich ein wöchentlicher Umsatz von 900.000 $ ÷ 4 = 225.000 $ ergibt. Barverkäufe machen 30 % von 225.000 $ aus; somit betragen die wöchentlichen Zahlungseingänge aus Barverkäufen 67.500 $. Umsätze auf Ziel (Kreditverkäufe) machen 70 % von 225.000 $ aus; die wöchentliche Fakturierung beläuft sich somit auf 157.500 $. Unter der Annahme von Zahlungszielen von 30 Tagen (Net 30) gehen wir in dieser vierwöchigen Näherungsrechnung davon aus, dass die Zahlungseingänge für diese Rechnungen eine Woche später erfolgen.
Als Nächstes schätzen wir die Auszahlungen, die in diesem Fall nicht vom Umsatzvolumen abhängen, und berücksichtigen anschließend den zeitlichen Ablauf der Verbindlichkeiten als separaten Posten. Die Lohn- und Gehaltskosten betragen 95.000 $ pro Woche und werden in derselben Woche ausgezahlt. Die Miete beläuft sich auf 28.000 $ und wird in Woche 1 fällig. Der Anfangsbestand an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beträgt 260.000 $ (bei Zahlungsziel Net 45); für den betrachteten Zeitraum von vier Wochen behandeln wir diese daher als noch nicht fällig. Wir vermerken jedoch, dass wir diesen Punkt erneut prüfen werden, sobald wir die Woche mit dem Liquiditätsengpass identifiziert haben.
Die nachstehende Übersicht zeigt die Entwicklung der Liquidität über vier Wochen unter Berücksichtigung der genannten Zeitverzögerungen und Fixzahlungen, ausgehend von einem Anfangsbestand von 210.000 $.
| Woche | Anfangsbestand | Einzahlungen (Barverkäufe) | Einzahlungen (Forderungseingänge) | Auszahlungen (Löhne/Gehälter) | Auszahlungen (Miete) | Nettoveränderung | Endbestand |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 210.000 $ | 67.500 $ | 0 $ | (95.000 $) | (28.000 $) | (55.500 $) | 154.500 $ |
| 2 | 154.500 $ | 67.500 $ | 157.500 $ | (95.000 $) | 0 $ | 130.000 $ | 284.500 $ |
| 3 | 284.500 $ | 67.500 $ | 157.500 $ | (95.000 $) | 0 $ | 130.000 $ | 414.500 $ |
| 4 | $414.500 | $67.500 | $157.500 | ($95.000) | $0 | $130.000 | $544.500 |
| Gesamt | $270.000 | $472.500 | ($380.000) | ($28.000) | $334.500 |
Entscheidend bei dieser Aufstellung ist die Frage, in welcher Woche der niedrigste Kassenbestand vorliegt; denn diese Woche muss operativ überstanden werden, auch wenn der Monat mit einem höheren Saldo endet. Unter diesen Annahmen liegt der Tiefpunkt in Woche 1 bei $154.500, verursacht durch die Lohnzahlungen und die in Woche 1 fällige Miete, die vor der ersten Welle von Zahlungseingängen (Forderungseinzug) anfallen. Dies ist die Woche mit dem Liquiditätsengpass in dieser vereinfachten Übersicht; hier kann schon eine kleine zeitliche Verschiebung beim Zahlungseingang oder ein unerwarteter Zahlungslauf zu einer Überziehung führen, selbst wenn die Gesamtsumme über die vier Wochen positiv ist.
Häufiger Fehler: Eine Liquiditätsübersicht, die sich an der periodengerechten Abgrenzung von Erträgen und Aufwendungen orientiert, würde den Tiefpunkt in Woche 1 völlig übersehen.
Sobald die kritische Woche identifiziert ist, muss entschieden werden, welche Maßnahmen (aus Controlling-Sicht) das Risiko in diesem spezifischen Zeitraum verringern, ohne die Lieferantenbeziehungen oder das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen. Eine kurze, praktikable Liste für HarborView verknüpft jede Maßnahme mit einem konkreten Datum in der Liquiditätsübersicht, anstatt nur ein allgemeines Ziel zu verfolgen.
Ein wesentlicher Beleg für die interne Konsistenz der Übersicht ist, dass jedem der aufgeführten operativen Schritte ein konkretes Datum für den Zahlungseingang oder -ausgang zugeordnet ist. Verfügt ein Posten zwar über einen Betrag, aber nicht über ein Datum, lässt er sich noch nicht für wöchentliche Liquiditätsentscheidungen nutzen; liegt hingegen ein Datum, aber kein Betrag vor, ist ein Abgleich mit dem Bankguthaben nicht möglich. Bevor wir Anpassungen an den Stellschrauben vornehmen, gehen wir der Frage nach, welche einzelne zeitliche Annahme den Tiefpunkt in Woche 1 am ehesten verschieben dürfte: Passen Sie die Verzögerung beim Zahlungseingang an und betrachten Sie hier die Auswirkungen auf die Liquidität über einen Zeitraum von vier Wochen: