Eine Aufsichtsbehörde veröffentlicht um 16:30 Uhr neue Richtlinien, und bis zum Tagesende müssen Sie eine Vielzahl von Mandanten – aus unterschiedlichen Branchen, mit verschiedenen Risikoprofilen und abweichenden nächsten Schritten – einheitlich informieren. Die juristische Arbeit bleibt unverändert: Sie entscheiden weiterhin, welche Auswirkungen diese Entwicklung auf die jeweilige Situation des Mandanten hat. Der KI-Aspekt besteht darin, dass ein KI-Tool zur Texterstellung schnell einen ersten Entwurf für die Mandanteninformation generieren kann. Dieses Paket umfasst in der Regel eine KI-gestützte Zusammenfassung (Triage) der Neuerung, eine segmentierte Liste der Empfänger (wer welche Nachricht benötigt) sowie E-Mail-Entwürfe, die auf den jeweiligen Mandantentyp und die Dringlichkeit zugeschnitten sind. Das berufliche Ziel ist es nicht, KI in einer solchen Situation zu meiden, sondern sie so einzusetzen, dass Sie voll dahinterstehen können – stets unter der Voraussetzung einer anwaltlichen Prüfung und Freigabe vor dem Versand.
In diesem Kurs betrachten wir die Mandantenkommunikation als einen Arbeitsablauf mit spezifischen KI-gestützten Ergebnissen. KI kann E-Mail-Entwürfe erstellen, die Ihren Vorgaben zum Sprachstil entsprechen, Betreffzeilen für unterschiedliche Zielgruppen generieren, FAQ-Bausteine für vorhersehbare Mandantenfragen liefern sowie Gesprächsleitfäden für Mandanten erstellen, die keine langen E-Mails lesen. Zudem kann die KI eine Eingangsbestätigung formulieren, die den Eingang der Mandantenmitteilung bestätigt, Erwartungen klärt und fehlende Informationen abfragt, ohne dabei bereits eine verbindliche Rechtsauffassung zu begründen. Bei sachgemäßer Anwendung unterstützt dies die Bewältigung hoher Arbeitsvolumina und sorgt für Konsistenz, während die inhaltliche Bewertung und die Entscheidung über die Mandantenbeziehung dort verbleiben, wo sie hingehören: bei Ihnen. Um zu veranschaulichen, wie dies bei einer realistischen Sammelinformation aussieht, betrachten wir im Folgenden eine KI-gestützte Zusammenfassung und einen KI-generierten E-Mail-Entwurf im direkten Vergleich:
Wenn Sie KI nutzen, um eine E-Mail an einen Mandanten zu verfassen, gelten dieselben Rahmenbedingungen wie bei der Erstellung durch einen Junior Associate. Sie sind verpflichtet, den Mandanten zeitnah und in verständlicher Sprache über den Stand der Angelegenheit und im Einklang mit seinen Zielen auf dem Laufenden zu halten. Es obliegt Ihnen eine Vertraulichkeitspflicht, die eine Kontrolle darüber erfordert, welche Mandanteninformationen in ein KI-Tool eingegeben werden und wo diese gespeichert oder offengelegt werden könnten. Zudem unterliegen Sie einer Aufsichtspflicht: Sie müssen KI-generierte Texte, die an den Mandanten gehen, vor dem Versand prüfen und die Verantwortung dafür übernehmen – dies umfasst den Tonfall, die inhaltliche Richtigkeit sowie die Implikationen hinsichtlich des Verfahrensausgangs. Bei diesen Pflichten handelt es sich nicht um bloßen Formalismus; sie sind die Voraussetzung dafür, dass KI-gestützte Kommunikation berufsrechtlich vertretbar ist.
Diese Pflichten manifestieren sich als konkrete Kontrollpunkte (Gates) im Arbeitsablauf der KI-gestützten Mandantenkommunikation. Gerade bei Status-Updates für Mandanten besteht zudem die Gefahr einer schleichenden Ausweitung des Auftragsinhalts (Scope Creep). Ein KI-Entwurf vermittelt womöglich eine größere Gewissheit, als Ihrer tatsächlichen Rechtsauffassung entspricht, suggeriert eine Garantie oder stellt eine noch offene Frage als bereits geklärt dar. Ein weiteres häufiges Problem im Grenzbereich ist die Gefährdung des anwaltlichen Privilegs (Privilege Exposure). Ein inhaltlich einwandfreier Entwurf kann zu einem Vertraulichkeitsproblem führen, wenn der Prompt mandantenspezifische Fakten enthielt und in einem Tool verwendet wurde, das für derartige Daten nicht freigegeben ist. Ziel ist es, die technologischen Möglichkeiten zu nutzen und gleichzeitig Kontrollmechanismen zu etablieren, die regeln, wann ein KI-Entwurf verwendet, überarbeitet oder verworfen werden darf. Wir vergleichen im Folgenden zwei Richtlinienmodelle, anhand derer Kanzleien diese Grenzen definieren: