Operativ betrachtet zeichnet sich „gutes Onboarding“ durch einen durchgängigen Arbeitsablauf aus, bei dem die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind, die Kontaktpunkte für Mitarbeitende konsistent bleiben und Ausnahmefälle so behandelt werden, dass das Vertrauen gewahrt bleibt. In der Praxis erstreckt sich dieser Prozess von der Annahme des Stellenangebots bis zum 90. Arbeitstag und involviert verschiedene Bereiche: Personalabteilung (HR), die einstellende Führungskraft, IT, Lohnbuchhaltung sowie bisweilen Rechts- oder Compliance-Abteilungen. Ihr Ziel in dieser Lektion ist es, diesen Ablauf zweimal abzubilden: zunächst in seiner heutigen manuellen Form und anschließend als KI-gestützten Prozess, bei dem das Tool erste Entwürfe für Onboarding-Unterlagen erstellt, während Menschen diese freigeben, personalisieren und die Verantwortung für die Beziehung zum Mitarbeitenden tragen.
Es geht nicht darum, an jeder Stelle einen KI-Schritt einzufügen. Vielmehr soll die KI dort eingesetzt werden, wo sie einen brauchbaren ersten Entwurf für ein Onboarding-Dokument oder -Element liefern kann. Zudem muss definiert werden, an welcher Stelle eine menschliche Prüfung erfolgen muss, bevor das Ergebnis an den Mitarbeitenden weitergegeben oder in die Personalakte aufgenommen wird.
Eine Übersicht des Onboarding-Basisprozesses listet Aufgaben auf, weist ihnen jeweils eine verantwortliche Person zu und benennt den Kontaktpunkt zum Mitarbeitenden, der durch die jeweilige Aufgabe entsteht. Betrachten Sie diese Übersicht als „Service Blueprint“ (Dienstleistungs-Bauplan). Jede interne Übergabe birgt das Risiko, dass die Erfahrung der Mitarbeitenden von Team zu Team unterschiedlich ausfällt – insbesondere dann, wenn Führungskräfte unter Zeitdruck eigene Nachrichten verfassen und Schulungspläne erstellen.
Zu den Schlüsselelementen, die in Ihrer Darstellung des manuellen Prozesses enthalten sein sollten, gehören:
Im Folgenden wird ein Onboarding-Basisprozess dargestellt, der in Phasen und Verantwortungsbereiche unterteilt ist.
Ein KI-gestützter Onboarding-Workflow folgt weiterhin demselben durchgängigen Ablauf. Der Unterschied besteht darin, dass das Tool an ausgewählten Punkten einen Entwurf für ein Onboarding-Dokument erstellt, den eine verantwortliche Person prüft, bevor er versendet oder gespeichert wird. Das größte Risiko beim Onboarding besteht darin, dass ein Mitarbeiter KI-generierte Inhalte erhält, die nicht mit Unternehmensrichtlinien, Rollenerwartungen oder den tatsächlichen Zusagen der Führungskraft übereinstimmen. Ihre Prozessdarstellung sollte Freigabeschritte explizit ausweisen, anstatt sie nur implizit vorauszusetzen.
Nutzen Sie KI-Entwürfe dort, wo der Eingabekontext stabil und das Ausgabeformat reproduzierbar ist. Beispiele, bezogen auf spezifische Onboarding-Schritte:
Operative Anforderungen an Onboarding-Inhalte für Mitarbeiter: Bevor KI-generierte Onboarding-Kommunikation versendet wird, müssen faktische Aussagen anhand aktueller Richtlinien und der spezifischen Vereinbarung mit dem Mitarbeiter überprüft werden. Inhalte, die Zusagen enthalten, welche vom Unternehmen nicht genehmigt wurden, müssen entfernt oder umformuliert werden. Zudem müssen Themenbereiche, die besonderen Schutz oder rechtliche Relevanz erfordern, über die entsprechenden Kanäle der Personal- oder Rechtsabteilung geleitet werden. Da spezifische Datenschutz- und arbeitsrechtliche Verpflichtungen je nach Rechtsgebiet variieren, sollte der Workflow vor der Einführung an die lokalen Anforderungen angepasst werden.
Entdecken Sie eine Darstellung des KI-gestützten Onboarding-Prozesses, die Entwürfe, Entscheidungspunkte und Übergaben explizit aufzeigt.