बाहरी ऑडिट टीमें पहले से ही AI का इस्तेमाल प्लानिंग साइकल को छोटा करने, PBC (क्लाइंट से मिलने वाली जानकारी) के इनफ़्लो को व्यवस्थित करने और डेडलाइन के दबाव में डॉक्यूमेंटेशन का ड्राफ़्ट तैयार करने के लिए कर रही हैं। पेशेवर ज़िम्मेदारी या सीमाएँ वैसी ही बनी हुई हैं। PCAOB स्टैंडर्ड्स के तहत, एंगेजमेंट टीम की ज़िम्मेदारी होती है कि वह रिस्क असेसमेंट (जोखिम का आकलन) करे, ऑडिट एविडेंस (सबूत) की पर्याप्तता और उपयुक्तता तय करे, और रिपोर्ट को सपोर्ट करने वाला डॉक्यूमेंटेशन तैयार करे। अगर AI का आउटपुट उस जवाबदेही की चेन में बिना किसी तय जगह के आपके वर्कफ़्लो में शामिल हो जाता है, तो आप ऐसी एविडेंस फ़ाइल बनाते हैं जो पूरी तो दिखती है, लेकिन इंस्पेक्शन के दौरान उसका बचाव नहीं किया जा सकता।
PCAOB AS 2110, मटीरियल मिसस्टेटमेंट (महत्वपूर्ण गलत बयानी) के जोखिमों की पहचान और आकलन, और PCAOB AS 2301, मटीरियल मिसस्टेटमेंट के जोखिमों पर ऑडिटर की प्रतिक्रिया, इस बात का आधार हैं कि AI कहाँ मदद कर सकता है और कहाँ नहीं। AI जानकारी को व्यवस्थित करने और ज़रूरी जानकारी (लीड्स) को सामने लाने की गति बढ़ा सकता है। यह तय नहीं कर सकता कि कौन से जोखिम महत्वपूर्ण हैं, कौन सा सबूत पर्याप्त है, या क्या प्रक्रियाएँ सही ढंग से प्रतिक्रिया देती हैं। जब कोई टीम AI के निष्कर्षों को ऑडिट के फ़ैसले (जजमेंट) के तौर पर देखती है, तो इसका नतीजा सिर्फ़ थ्योरी तक सीमित नहीं रहता। यह बिना आधार वाले रिस्क असेसमेंट, गलत प्रतिक्रियाओं और ऐसे डॉक्यूमेंटेशन के रूप में सामने आता है जो ऑडिटर की सोच या तर्क को नहीं दिखा पाता।
AI को वर्कफ़्लो में इनपुट जेनरेटर और पैटर्न खोजने वाले टूल के तौर पर शामिल किया जाना चाहिए, न कि ऑडिट एविडेंस के स्रोत के तौर पर। AS 2110 के तहत ऑडिटर को कंपनी और उसके माहौल (जिसमें इंटरनल कंट्रोल भी शामिल है) की समझ के आधार पर जोखिमों की पहचान और आकलन करना होता है। AI उस समझ को तेज़ी से बनाने में आपकी मदद कर सकता है, लेकिन एंगेजमेंट टीम को ही तथ्यों, जोखिम और नियोजित प्रतिक्रिया के बीच संबंध को स्पष्ट करना होगा।
AS 2301 के तहत ऑडिटर को आकलित जोखिमों के अनुसार प्रतिक्रिया देने वाली प्रक्रियाएँ डिज़ाइन और लागू करनी होती हैं, और यह मूल्यांकन करना होता है कि प्राप्त सबूत पर्याप्त और उपयुक्त हैं या नहीं। अगर AI आउटपुट को ही सबूत मान लिया जाए, तो फ़ाइल में यह नहीं दिखेगा कि सबूत कैसे प्राप्त किया गया, उसका परीक्षण कैसे किया गया, या वह भरोसेमंद क्यों था। इंस्पेक्शन और इंटरनल क्वालिटी रिव्यू का मकसद ठीक इसी कमी या गैप का पता लगाना होता है।
बाकी कोर्स को समझने के लिए, रिस्क असेसमेंट से लेकर एविडेंस तक के ऑडिट फ़्लो का मैप बनाएँ और यह चिह्नित करें कि डॉक्यूमेंटेशन में कहाँ मानवीय मूल्यांकन और साइन-ऑफ़ ज़रूरी है।
ऑडिट की तैयारी में, AI कुछ काम बहुत अच्छे से करता है। यह एक जैसे बहुत सारे टेक्स्ट का सारांश बनाता है, बार-बार इस्तेमाल होने वाले डॉक्यूमेंट से ज़रूरी जानकारी निकालता है, आगे की जांच के लिए गड़बड़ियों को सामने लाता है, और वर्किंग पेपर का शुरुआती ड्राफ़्ट तैयार करता है। इनमें से हर आउटपुट तभी काम का होता है जब ऑडिटर उसका मूल्यांकन करे, उसकी पुष्टि करे, और उस मूल्यांकन को वर्किंग पेपर में दर्ज करे।
यह अंतर काम करने के तरीके से जुड़ा है। AI ड्राफ़्ट बनाता है; ऑडिटर उसे सही ठहराता है। AI खास बातों को दिखाता है; ऑडिटर उनकी जांच करता है। AI सुझाव देता है; ऑडिटर फ़ैसला लेता है। जब यह अंतर धुंधला हो जाता है, तो एंगेजमेंट टीम अपने तर्क को दर्ज करना बंद कर देती है क्योंकि AI की जानकारी पूरी लगती है। इसका नतीजा एक ऐसा वर्किंग पेपर होता है जो पढ़ने में तो आसान होता है, लेकिन AS 2110 के रिस्क असेसमेंट (जोखिम का आकलन) या AS 2301 के एविडेंस रिस्पॉन्स (सबूतों पर प्रतिक्रिया) की ज़रूरतों को पूरा नहीं करता।
AI की मदद से होने वाले आम कामों को इस आधार पर वर्गीकृत करें कि वे क्या नतीजे देते हैं और क्या उन्हें बिना किसी अतिरिक्त प्रक्रिया के AS 2301 के तहत ऑडिट सबूत के तौर पर इस्तेमाल किया जा सकता है।
एक ऐसी मिड-मार्केट SaaS कंपनी के बारे में सोचिए जिसके कई परफ़ॉर्मेंस ऑब्लिगेशन (काम पूरे करने की ज़िम्मेदारियाँ) हैं, कॉन्ट्रैक्ट में बदलाव होते रहते हैं, और तिमाही क्लोज़िंग (हिसाब-किताब बंद करने का काम) हमेशा देर से होती है। टीम का मन करेगा कि प्लानिंग को तेज़ करने, पूछताछ के ड्राफ़्ट बनाने और रेवेन्यू वर्कपेपर को पहले से भरने के लिए AI का इस्तेमाल किया जाए। सही तरीका यह है कि ऐसे AI-सपोर्टेड प्रोसेस चुने जाएँ जो एडमिनिस्ट्रेटिव समय को कम करें, लेकिन साथ ही पहचाने गए रिस्क, उस पर की गई कार्रवाई और सबूतों के बीच ऑडिटर के डॉक्यूमेंटेड लिंक को भी बनाए रखें।
सवाल यह नहीं है कि AI का इस्तेमाल किया जाए या नहीं। सवाल यह है कि क्या AI का इस्तेमाल कम महत्व वाले काम को कम करने के लिए किया जा रहा है, या उन स्टेप्स की जगह लेने के लिए किया जा रहा है जिन्हें AS 2110 और AS 2301 के तहत ऑडिटर को पूरा करना और डॉक्यूमेंट करना ज़रूरी है। जब ऐसा होता है, तो एंगेजमेंट उस एक जगह पर फ़ेल हो जाता है जहाँ कोई भी टूल आपकी मदद नहीं कर सकता। वर्किंग पेपर ऑडिटर के फ़ैसले या समझ (जजमेंट) को नहीं दिखा पाएँगे।
ऐसे सिनेरियो-बेस्ड विकल्पों पर काम करें जहाँ हर फ़ैसला AS 2110 या AS 2301 से जुड़ा हो और किसी खास वर्कपेपर लोकेशन पर जाकर जुड़े।