Harbor Tool Supply, Inc. साल का समापन 12/31/20X5 को $24,800,000 के रेवेन्यू और $3,260,000 के ग्रॉस अकाउंट्स रिसीवेबल (AR) के साथ करता है, और विवरण में पहले से ही दो कट-ऑफ संकेत दिखाई दे रहे हैं। क्लाइंट ने 12/31 की उन शिपमेंट्स को रिकॉर्ड किया है जिनकी बिलिंग नहीं हुई थी ($180,000) और उन सेल्स की बिलिंग भी की है जिनकी शिपिंग 12/31 तक नहीं हुई थी ($65,000), इसलिए टाइमिंग के आधार पर डॉक्यूमेंट्स का यही सेट रेवेन्यू और अकाउंट्स रिसीवेबल को विपरीत दिशाओं में ले जा सकता है। अगर हम शुरू में ही गलत एसरशन (दावों) का दायरा तय करते हैं, तो हम बहुत सारा काम कर सकते हैं और फिर भी रेवेन्यू या अकाउंट्स रिसीवेबल के ओवरस्टेटमेंट (बढ़ा-चढ़ाकर दिखाए जाने) या प्रेजेंटेशन की उस गलती से चूक सकते हैं जो करंट लायबिलिटीज (वर्तमान देनदारियों) को गलत तरीके से दिखाती है।
Harbor Tool के A/R एजिंग और कॉन्ट्रा अकाउंट्स दो और ऐसे क्षेत्र हैं जहाँ एसरशन का चुनाव काम की दिशा तय करता है। एजिंग इस प्रकार है: करंट $2,150,000, 31 से 60 दिन $620,000, 61 से 90 दिन $290,000, 91 से 120 दिन $130,000, और 120 दिन से अधिक $70,000; साथ ही क्रेडिट लॉस के लिए $110,000 का अलाउंस और सेल्स रिटर्न के लिए $95,000 का रिज़र्व है। A/R टोटल में कस्टमर क्रेडिट बैलेंस के $42,000 भी शामिल हैं, जो प्रेजेंटेशन और क्लासिफिकेशन की समस्या हो सकते हैं, भले ही ग्रॉस A/R नंबर मेल खाता हो। अब काम यह तय करना है कि किन A/R एसरशन के महत्वपूर्ण रूप से गलत होने की संभावना सबसे अधिक है और AU-C 315 और AU-C 330 के तहत हमारी शुरुआती ऑडिट प्रतिक्रिया क्या होनी चाहिए।
क्रेडिट पर की गई सेल कस्टमर के खिलाफ एक क्लेम (दावा) बनाती है, लेकिन उस क्लेम में अलग-अलग चीजें गलत हो सकती हैं, और हर एक अलग एसरशन और फाइनेंशियल स्टेटमेंट पर अलग प्रभाव से जुड़ी होती है। अकाउंट्स रिसीवेबल के लिए, सामान्य दायरा-विभाजन (scoping split) अस्तित्व और अधिकार, वैल्यूएशन, सटीकता और कट-ऑफ, और प्रेजेंटेशन के बीच होता है। जब हम प्रत्येक एसरशन को Harbor Tool के विशिष्ट तथ्यों और प्रभावित लाइन आइटम्स से जोड़ते हैं, तो हम एक ऐसे सामान्य A/R प्रोग्राम से बचते हैं जो हमारे वास्तविक जोखिम का समाधान नहीं करता है। मैपिंग करने से पहले, Harbor Tool के A/R बैलेंस के लिए उन दो एसरशन (दावों) को चुनें जिन्हें आप सबसे पहले ध्यान में रखेंगे; इसमें बिना बिल वाले आइटम, बिल किए गए लेकिन शिप न किए गए आइटम और शामिल क्रेडिट बैलेंस को ध्यान में रखना होगा:
अस्तित्व और अधिकारों से जुड़े जोखिम तब सामने आते हैं जब रिकॉर्ड किए गए रिसीवेबल (प्राप्य राशि) असली ग्राहकों को की गई वैध बिक्री को नहीं दर्शाते, या जब साइड एग्रीमेंट (अलग समझौते) भुगतान के अधिकारों को बदल देते हैं। जोखिम वाले लाइन आइटम ‘अकाउंट्स रिसीवेबल’ और ‘रेवेन्यू’ हैं, और जोखिम वाले डिस्क्लोज़र में ‘रिलेटेड-पार्टी’ या ‘महत्वपूर्ण ग्राहक एकाग्रता’ (significant customer concentration) से जुड़ी जानकारी शामिल है, खासकर तब जब वे काल्पनिक या सशर्त बैलेंस एक ही जगह केंद्रित हों। वैल्यूएशन (मूल्यांकन) जोखिम तब दिखता है जब ग्राहक भुगतान में देरी करते हैं या उनके डिफॉल्ट करने की संभावना होती है; इससे ‘क्रेडिट लॉस के लिए अलाउंस’ कम और ‘अकाउंट्स रिसीवेबल’ ज़्यादा दिख सकते हैं, और यह इनकम स्टेटमेंट में ‘बैड डेट’ (डूबे हुए कर्ज) के खर्च के ट्रेंड को भी बिगाड़ सकता है। सटीकता और कट-ऑफ जोखिम तब सामने आते हैं जब शिपिंग और बिलिंग का समय यह तय करता है कि रकम 20X5 की है या 20X6 की; इसका सीधा असर रेवेन्यू, अकाउंट्स रिसीवेबल, कॉन्ट्रैक्ट लायबिलिटीज़ (यदि इस्तेमाल की गई हों) पर पड़ता है, और गलत शिपिंग समय होने पर ‘कॉस्ट ऑफ़ गुड्स सोल्ड’ और इन्वेंट्री पर भी असर पड़ता है। प्रेजेंटेशन (प्रस्तुति) जोखिम तब होता है जब क्रेडिट बैलेंस - जो असल में ग्राहकों की जमा राशि, वापसी योग्य राशि या ज़्यादा भुगतान (overpayments) होते हैं - उन्हें लायबिलिटी के तौर पर रीक्लासिफाई करने के बजाय ‘अकाउंट्स रिसीवेबल’ में ही रहने दिया जाता है, जिससे करंट एसेट्स और करंट लायबिलिटीज़ दोनों गलत तरीके से दिखाई देती हैं।
सामान्य नियम (Rule of thumb) जब कट-ऑफ से जुड़ी गड़बड़ियों (exceptions) की मात्रा पहले ही तय हो चुकी हो, तो कट-ऑफ की जांच करना शुरुआती प्राथमिकता बन जाता है।
AU-C 315 के तहत फैसला यह नहीं है कि A/R महत्वपूर्ण है या नहीं। बल्कि यह देखना है कि ‘ऑर्डर-टू-कैश’ प्रक्रिया में किन तरह के ट्रांज़ैक्शन के लिए कौन से दावे (assertions) ‘इनहेरेंट रिस्क’ (inherent risk) के पैमाने पर ऊंचे स्तर पर हैं, और क्या कंट्रोल इतने अच्छे से डिज़ाइन और लागू किए गए हैं कि वे टेस्ट के नियोजित मिश्रण को प्रभावित कर सकें। AU-C 315 ऑडिटर की उस ज़िम्मेदारी को तय करता है जिसके तहत उन्हें फाइनेंशियल स्टेटमेंट और दावों (assertions) के स्तर पर ‘मटीरियल मिसस्टेटमेंट’ (महत्वपूर्ण गलत बयानी) के जोखिमों की पहचान और आकलन करना होता है, और आगे की ऑडिट प्रक्रियाओं को डिज़ाइन करने के लिए इसे आधार बनाना होता है।
हार्बर टूल (Harbor Tool) के उन प्रोसेस पॉइंट्स से शुरुआत करें जो गलत जानकारी (मिसस्टेटमेंट) के मौके पैदा करते हैं, और फिर उन्हें उन कंट्रोल से जोड़ें जिनकी हम उम्मीद करते हैं। ‘ऑर्डर-टू-कैश’ प्रक्रिया में मुख्य चरण हैं - क्रेडिट मंज़ूरी, शिपमेंट और बिल ऑफ़ लैडिंग बनाना, इनवॉइसिंग, कैश एप्लीकेशन और क्रेडिट मेमो प्रोसेसिंग। संबंधित कंट्रोल में आमतौर पर डॉक्यूमेंटेड क्रेडिट लिमिट, शिपिंग डॉक्यूमेंट्स का इनवॉइस से मिलान, और रेवेन्यू व रिसीवेबल को प्रभावित करने वाली मैनुअल जर्नल एंट्रीज़ की समीक्षा शामिल होती है। धोखाधड़ी का पहलू सीधा है क्योंकि रेवेन्यू का दबाव और अवधि के अंत में की जाने वाली मैनुअल एंट्रीज़, बिना तुरंत कैश मिले रेवेन्यू और A/R को बढ़ा-चढ़ाकर दिखाने के आम तरीके हैं; इसलिए हम रेवेन्यू से जुड़े दावों को तब तक जोखिमपूर्ण मानते हैं जब तक कि सबूत इसके विपरीत न हों। Harbor Tool के चार फ़ैक्ट सिग्नल्स का इस्तेमाल करके तय करें कि आप किन दावों को ज़्यादा, मध्यम या कम जोखिम वाला मानते हैं: