Redwood Distribution LLC एक नॉन-इश्यूअर डिस्ट्रीब्यूटर-मैन्युफैक्चरर है, जिसके पास साल के आखिर में $12,480,000 की इन्वेंट्री है। तैयार माल (finished goods) $7,950,000 का है और कच्चा माल (raw materials) $4,530,000 का है, जो कुल इन्वेंट्री बैलेंस $12,480,000 बनाता है। ग्रॉस मार्जिन 22% है, और इस अवधि के लिए श्रिंक राइट-ऑफ (नुकसान के कारण बट्टे खाते में डाली गई राशि) कुल $410,000 है। यह एक पक्का संकेत है कि इन्वेंट्री फाइनेंशियल स्टेटमेंट के लिए महत्वपूर्ण है और इसमें चोरी और गिनती की गलती की संभावना है; साथ ही, कीमतों में बदलाव और कट-ऑफ (समय-सीमा) के कारण इन्वेंट्री लाइन में गलत जानकारी दर्ज होने के अतिरिक्त तरीके भी बन सकते हैं।
प्रक्रियाएं चुनने से पहले, हम एक ऐसा निर्णय लेते हैं जो बाद की सभी चीजों को तय करता है। हर फैक्ट पैटर्न (तथ्यों की स्थिति) से फाइनेंशियल स्टेटमेंट का कौन सा दावा सबसे ज़्यादा प्रभावित होता है, और उस जोखिम को दूर करने के लिए हमारे सबूतों को क्या साबित करना होगा? अगर हम जोखिम को गलत दावे से जोड़ते हैं, तो हम बहुत सारा काम कर सकते हैं और फिर भी गलती (misstatement) से चूक सकते हैं; जैसे कि इनवॉइस की कीमतों की जांच करना, जबकि असली समस्या रास्ते में मौजूद (in-transit) माल की हो जिसे कभी रिकॉर्ड ही नहीं किया गया था।
इन्ववेंट्री के लिए हम जिन दावों (assertions) पर ध्यान देते हैं, वे हैं - अस्तित्व (existence), पूर्णता (completeness), मूल्यांकन (valuation), अधिकार और दायित्व (rights and obligations), और सटीकता और कट-ऑफ (accuracy and cutoff)। हर जोखिम कारक इनमें से एक या अधिक दावों को प्रभावित करता है, और हर दावे के लिए अलग तरह के सबूत की ज़रूरत होती है। उदाहरण के लिए, चोरी का जोखिम इस बात की ओर इशारा करता है कि क्या यूनिट्स असल में वहां मौजूद हैं, जबकि वेंडर की कीमतों में उतार-चढ़ाव इस बात की ओर इशारा करता है कि क्या रिकॉर्ड की गई यूनिट लागत अभी भी सही माप के आधार को दर्शाती है और क्या राइट-डाउन (मूल्य में कमी) पर विचार किया गया था।
हर आइटम को उस दावे (assertion) वाली श्रेणी में रखें जिसे वह सबसे सीधे तौर पर प्रभावित करता है; यह इस आधार पर तय करें कि रिपोर्ट किए गए बैलेंस में क्या गड़बड़ी हो सकती है। फिर प्रक्रियाओं के बारे में बात करने से पहले उस मैपिंग (जोखिम और दावे के जुड़ाव) को पक्का करें। हम बाद में इसमें सुधार कर सकते हैं, लेकिन यह शुरुआती कदम ही ऑडिट प्रोग्राम को एक सामान्य चेकलिस्ट बनने से बचाता है:
हमने अभी जो प्रक्रिया की है, वह ‘स्कोपिंग’ (दायरा तय करने) का चरण है। एक बार जब जोखिम किसी दावे (assertion) से जुड़ जाता है, तो हम ऐसी प्रतिक्रिया (response) तैयार कर सकते हैं जो सीधे उस जोखिम को चुनौती देने वाले सबूत दे, न कि ऐसे सबूत जो केवल सामान्य रूप से इन्वेंट्री से संबंधित हों।
जोखिम और दावे के बीच संबंध (मैप) तय होने के बाद, अगला निर्णय यह होता है कि कौन सी ऑडिट प्रतिक्रिया ऐसे सबूत देती है जो वास्तव में आंके गए जोखिम को संबोधित करते हैं। AU-C 315 और AU-C 330 के तहत, ऑडिटर का काम ‘मटीरियल मिसस्टेटमेंट’ (महत्वपूर्ण गलत बयानी) के आंके गए जोखिमों को उन जोखिमों से निपटने वाली आगे की ऑडिट प्रक्रियाओं से जोड़ता है; इसलिए इन्वेंट्री वर्कपेपर फ़ाइल में उस कड़ी को स्पष्ट रूप से दिखाया जाना चाहिए।
इन्वेंट्री के लिए, कुछ प्रतिक्रियाएँ इतनी आम हैं कि जब इन्वेंट्री ‘मटीरियल’ (महत्वपूर्ण) होती है तो समीक्षक उन्हें देखने की उम्मीद करते हैं, लेकिन फिर भी उन्हें जोखिम-केंद्रित होना चाहिए। फिजिकल इन्वेंट्री काउंट (भौतिक गिनती) में उपस्थिति इसका एक क्लासिक उदाहरण है। जब इन्वेंट्री महत्वपूर्ण हो और उपस्थिति संभव हो, तो ऑडिटर को इन्वेंट्री के अस्तित्व और स्थिति के बारे में ऑडिट सबूत प्राप्त करने के लिए फिजिकल इन्वेंट्री काउंट में शामिल होना चाहिए; यह आवश्यकता AU-C 501 में दी गई है और ऑडिटर के कर्तव्य को निर्धारित करती है। यदि हम शामिल नहीं होते हैं और उचित सबूत प्राप्त करने के लिए पर्याप्त वैकल्पिक प्रक्रियाएँ नहीं करते हैं, तो इसका परिणाम ‘स्कोप लिमिटेशन’ (दायरे की सीमा) होता है, जिससे ‘मॉडिफाइड ओपिनियन’ (संशोधित राय) देनी पड़ सकती है।
मूल्यांकन का काम आमतौर पर U.S. GAAP के तहत प्राइसिंग और कॉस्टिंग टेस्ट तथा ‘लागत या बाजार मूल्य में से जो कम हो’ (lower-of-cost or market) वाले विश्लेषण का मिश्रण होता है। हम बक्सों की दोबारा गिनती करके मूल्यांकन साबित नहीं करते हैं। इसके बजाय, हम वेंडर की कीमतों में उतार-चढ़ाव, स्टैंडर्ड कॉस्ट वेरिएशन और पुराने हो चुके SKUs को यूनिट प्राइस, कॉस्ट बिल्ड-अप और नेट रियलाइज़ेबल वैल्यू (शुद्ध वसूली योग्य मूल्य) के विचारों से जोड़ते हैं। इन्वेंट्री कॉस्टिंग और बाद के मापन के लिए गवर्निंग अकाउंटिंग फ्रेमवर्क ASC 330 है, जिसे मैनेजमेंट लागू करता है और हम उसी के आधार पर ऑडिट करते हैं।
हमें एक ऐसा साधारण इन्वेंट्री ऑडिट प्रोग्राम ग्रिड चाहिए जो इनके बीच के संबंध को साफ़ तौर पर दिखाए। एंगेजमेंट रिव्यूअर इसी ग्रिड का इस्तेमाल करके यह पता लगाता है कि क्या फ़ाइल में जोखिम (risks), दावों (assertions), प्रक्रियाओं (procedures) और सबूतों (evidence) को आपस में जोड़ा गया है, न कि बिना किसी मकसद के सिर्फ़ प्रक्रियाओं की सूची बनाई गई है। इस प्रक्रिया को समझें और हर जोखिम के लिए एक जवाब और वर्कपेपर डिलिवरेबल चुनें: