HarborView Furniture Co. को बोर्ड की मंज़ूरी के लिए Q2 का ऑपरेटिंग प्लान जमा करना है और फिर मासिक समीक्षाओं में उसी के अनुसार काम करना है। शुरुआती बात साफ़ है। Q2 के लिए बजट में 5,000 यूनिट की बिक्री ($300 प्रति यूनिट) तय की गई है, शुरुआती कैश $52,000 है, बोर्ड $60,000 का कैश बैलेंस चाहता है, और मैनेजमेंट कैश को $40,000 से कम नहीं होने देगा। फ़ैसला अभी गणित का नहीं है। फ़ैसला यह है कि कौन सा बजट फ़ॉर्मेट वह आधार (बेसलाइन) बनेगा जिसके आधार पर लोगों के काम को मापा जाएगा और कौन सा फ़ॉर्मेट असलियत बदलने के साथ अपडेट किया जाएगा।
इस विकल्प को समझने का एक आसान तरीका यह है कि उन मौकों को देखा जाए जब HarborView बजट का इस्तेमाल करता है। बोर्ड की मंज़ूरी के लिए एक तय आधार (बेसलाइन) की ज़रूरत होती है जिस पर वोट किया जा सके और जिसका लगातार संदर्भ लिया जा सके। मासिक समीक्षाओं के लिए ऐसी चीज़ चाहिए जो परफ़ॉर्मेंस को वॉल्यूम से अलग करे। समय-समय पर लागत को फिर से तय करने (cost resets) के लिए ऐसे फ़ॉर्मेट की ज़रूरत होती है जो ‘पिछले साल के आंकड़े + कुछ प्रतिशत’ के बजाय सही वजह बताने (justification) पर ज़ोर दे। ये तीन अलग-अलग इस्तेमाल हैं, और अक्सर एक ही तिमाही के लिए तीन अलग-अलग तरह के बजट की ओर इशारा करते हैं। यहाँ HarborView के Q2 लक्ष्यों को उन मौकों के साथ जोड़कर देखें:
मान लीजिए कि HarborView ने अप्रैल का महीना पूरा कर लिया है और पता चलता है कि Q2 के लिए यूनिट वॉल्यूम असल में 5,000 नहीं है। बजट का प्रकार चुनने से पहले, हमें यह तय करना होगा कि जब असल वॉल्यूम अलग हो, तो हम बजट से क्या उम्मीद करते हैं। क्या हम ओरिजिनल 5,000-यूनिट बेसलाइन को वैसा ही रखना चाहते हैं ताकि बोर्ड मंज़ूर किए गए टारगेट के मुकाबले प्लान बनाम असल (plan-versus-actual) स्थिति देख सके, या हम ऐसा बजट चाहते हैं जो असल यूनिट लेवल पर कुछ लागतों (costs) की फिर से गणना करे ताकि ऑपरेटिंग मैनेजरों को सिर्फ़ इसलिए सज़ा या इनाम न मिले कि वॉल्यूम बदल गया? तुलना देखने से पहले चुनें कि कौन सा फ़ॉर्मैट हर मकसद के लिए बेहतर है।
स्टैटिक बजट ओरिजिनल एक्टिविटी लेवल को प्लान की गई 5,000 यूनिट पर ही बनाए रखता है। इससे यह बोर्ड के लिए एक साफ़ बेसलाइन और जवाबदेही का एक स्पष्ट दस्तावेज़ बन जाता है, लेकिन यह अंतर (variances) में दो प्रभावों को मिला देता है। एक हिस्सा वॉल्यूम है। दूसरा हिस्सा यह है कि मैनेजरों ने जो भी वॉल्यूम हुआ, उस पर लागत या कीमत को कितनी अच्छी तरह कंट्रोल किया। फ्लेक्सिबल बजट वेरिएबल और मिक्स्ड लागतों के नियमों को बनाए रखता है लेकिन असल वॉल्यूम पर बजट की फिर से गणना करता है, जिससे मासिक समीक्षाओं के लिए अंतर को समझना आसान हो जाता है। इसमें वर्कलोड और गवर्नेंस का तालमेल बिठाना पड़ता है क्योंकि तिमाही के दौरान बेसलाइन बदल सकती है। यहाँ दिए गए पहलुओं के आधार पर दोनों बजट प्रकारों का मिलान करें: