HarborView Services LLC महीने के आखिर में अच्छी बिक्री करती है, लेकिन बैंक बैलेंस फिर भी कम लगता है। कंपनी हर महीने लगभग $900,000 की बिक्री करती है; इसमें से 70% इनवॉइस ‘नेट 30’ शर्तों पर जारी किए जाते हैं, जबकि 30% पेमेंट सर्विस देते समय कैश में लिया जाता है। हर हफ़्ते $95,000 का पेरोल (वेतन) दिया जाता है; पहले हफ़्ते में $28,000 का किराया चुकाया जाता है; शुरुआती कैश $210,000 है; शुरुआती ‘अकाउंट्स रिसीवेबल’ (मिलने वाली रकम) $630,000 है (जिसमें 80% मौजूदा और 20% 60+ दिन पुराने हैं); और शुरुआती ‘अकाउंट्स पेयेबल’ (देने वाली रकम) ‘नेट 45’ शर्तों पर $260,000 है। कोई भी हिसाब-किताब करने से पहले, सबसे पहले यह तय करना होगा कि अगले कुछ हफ़्तों में कौन से बिज़नेस स्टेप्स असल में कैश बनाते हैं या इस्तेमाल करते हैं, और ये कैश मूवमेंट किस तारीख को अकाउंट में दिखेंगे। नीचे दी गई टाइमलाइन में हम इस पूरी कहानी को कैश की तारीखों और रकम में बदलेंगे:
एक बार जब कैश से जुड़ी घटनाएं तारीखों के हिसाब से तय हो जाती हैं, तो अगला फ़ैसला यह होता है कि हम ऑपरेटिंग कैश साइकिल को माप रहे हैं या कैश कन्वर्ज़न साइकिल को, क्योंकि ये मैनेजमेंट से जुड़े अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं। ऑपरेटिंग कैश साइकिल काम करने और ग्राहकों से पैसे वसूलने के बीच का समय है, इसलिए यह ‘ऑर्डर से कैश’ प्रोसेस में अकाउंट्स रिसीवेबल और कलेक्शन के पैटर्न पर ध्यान केंद्रित करता है, भले ही बिक्री मुनाफ़े वाली हो। कैश कन्वर्ज़न साइकिल इस नज़रिए को और बड़ा करता है और इसमें यह भी शामिल होता है कि हम सर्विस देने के लिए इस्तेमाल की गई चीज़ों के लिए वेंडर को कब भुगतान करते हैं, इसलिए यह अकाउंट्स रिसीवेबल और अकाउंट्स पेयेबल, दोनों के समय पर विचार करता है।
HarborView के लिए, इन्वेंट्री कोई खास अहमियत नहीं रखती, इसलिए हमें निकट भविष्य में कैश की आवाजाही को समझाने के लिए इन्वेंट्री डेज़ वाले हिस्से की ज़रूरत नहीं है। सर्विस बिज़नेस होने के बावजूद, HarborView में कैश की कमी (कैश गैप) हो सकती है क्योंकि हर हफ़्ते तुरंत वेतन का भुगतान किया जाता है, जबकि 70% रेवेन्यू बाद में कलेक्शन के ज़रिए आता है, और पेयेबल पर ‘नेट 45’ की शर्तें इस कमी को कम या ज़्यादा कर सकती हैं, जो इस बात पर निर्भर करता है कि पेमेंट कब किया जाता है। इस परिभाषा से जो व्यावहारिक फ़ैसला लिया जाता है, वह यह है कि हम शॉर्ट-टर्म कैश मैप के पहले ड्राफ़्ट में क्या शामिल करते हैं। अगर पेरोल और किराए के लिए कैश की तारीखें तय हैं, जबकि कलेक्शन इनवॉइसिंग में लगने वाले समय और ग्राहकों के व्यवहार पर निर्भर करता है, तो मैप में इन कारकों को अलग-अलग दिखाना चाहिए, न कि उन्हें एक औसत में मिला देना चाहिए।
परिभाषाएं तय होने के बाद, अगला फ़ैसला यह होता है कि अगले चार हफ़्तों में कैश बढ़ेगा या घटेगा, और कौन सा हफ़्ता सबसे मुश्किल होगा ताकि कंट्रोलर उसके हिसाब से योजना बना सके। हम केवल केस में दिए गए समय-अंतराल (लैग) का इस्तेमाल करके दिशा का अनुमान लगाते हैं: क्रेडिट कलेक्शन के लिए ‘नेट 30’ और वेंडर पेमेंट के लिए ‘नेट 45’, साथ ही तय साप्ताहिक पेरोल और पहले हफ़्ते का किराया। अनुमान को सही आधार पर रखने के लिए, हम मासिक बिक्री को साप्ताहिक रन रेट में बदलते हैं (एक स्पष्ट धारणा के तौर पर), और इस त्वरित जांच के लिए 4 हफ़्ते के महीने का इस्तेमाल करते हैं।
सबसे पहले साप्ताहिक बिक्री और साप्ताहिक ग्रॉस प्रॉफ़िट प्रोफ़ाइल की गणना करें, फिर कैश बिक्री और क्रेडिट बिक्री से मिलने वाली कैश प्राप्तियों को अलग-अलग करें। मासिक बिक्री $900,000 है, इसलिए साप्ताहिक बिक्री $900,000 ÷ 4 = $225,000 है। कैश बिक्री $225,000 का 30% है, इसलिए कैश बिक्री से साप्ताहिक कैश प्राप्ति $67,500 है। क्रेडिट सेल्स $225,000 का 70% है, इसलिए साप्ताहिक बिलिंग $157,500 है और, Net 30 के तहत, हम मानते हैं कि इस 4-सप्ताह के अनुमान में वे बिलिंग एक सप्ताह बाद वसूल की जाती हैं।
इसके बाद उन नकद भुगतानों का अनुमान लगाएं जो इस मामले में बिक्री से प्रभावित नहीं होते हैं, फिर भुगतान के समय को एक अलग लाइन आइटम के रूप में शामिल करें। पेरोल $95,000 प्रति सप्ताह है जिसका भुगतान उसी सप्ताह किया जाता है। किराया $28,000 है जिसका भुगतान सप्ताह 1 में किया जाता है। शुरुआती अकाउंट्स पेयेबल Net 45 पर $260,000 है, इसलिए अगले चार हफ्तों में हम इसे इस सरल विंडो के लिए बताई गई शर्तों के तहत अभी देय नहीं मानते हैं, और हम यह नोट करते हैं कि जब हम ‘पिंच वीक’ (तंगी वाला सप्ताह) देखेंगे तो इस विकल्प पर फिर से विचार करेंगे।
नीचे दिया गया शेड्यूल $210,000 की शुरुआती नकदी से शुरू होकर, केवल बताए गए अंतराल और निश्चित भुगतानों का उपयोग करके चार सप्ताह की नकदी की स्थिति दिखाता है।
| सप्ताह | शुरुआती नकदी | नकद प्राप्तियां, नकद बिक्री | नकद प्राप्तियां, क्रेडिट संग्रह | नकद भुगतान, पेरोल | नकद भुगतान, किराया | शुद्ध परिवर्तन | अंतिम नकदी |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | $210,000 | $67,500 | $0 | ($95,000) | ($28,000) | ($55,500) | $154,500 |
| 2 | $154,500 | $67,500 | $157,500 | ($95,000) | $0 | $130,000 | $284,500 |
| 3 | $284,500 | $67,500 | $157,500 | ($95,000) | $0 | $130,000 | $414,500 |
| 4 | $414,500 | $67,500 | $157,500 | ($95,000) | $0 | $130,000 | $544,500 |
| कुल | $270,000 | $472,500 | ($380,000) | ($28,000) | $334,500 |
इस आउटपुट में फ़ैसला लेने का मुख्य बिंदु यह है कि किस हफ़्ते कैश बैलेंस सबसे कम है, क्योंकि भले ही महीने का अंत ज़्यादा बैलेंस के साथ हो, हमें उस हफ़्ते ऑपरेशनल तौर पर टिके रहना होता है। इन अनुमानों के तहत, सबसे निचला बिंदु हफ़्ता 1 है, जहाँ बैलेंस $154,500 है। ऐसा पेरोल और हफ़्ता 1 के किराए के कारण होता है, जो क्रेडिट कलेक्शन की पहली लहर से पहले ही देना पड़ जाता है। इस आसान मैप में यही वह हफ़्ता है जब कैश की कमी (कैश पिंच) होती है। यहीं पर कलेक्शन के समय में छोटा सा बदलाव या अचानक कोई पेमेंट करने से ओवरड्राफ़्ट की स्थिति बन सकती है, भले ही चार हफ़्ते का कुल बैलेंस पॉज़िटिव हो।
आम गलती ऐसा कैश मैप जो अक्रूअल रेवेन्यू (कमाई) और खर्च के समय का इस्तेमाल करता है, वह हफ़्ता 1 के निचले बिंदु को पूरी तरह से नज़रअंदाज़ कर देगा।
एक बार जब हमें पता चल जाता है कि किस हफ़्ते कैश की कमी होगी, तो अगला फ़ैसला यह होता है कि कंट्रोलर कौन से ऐसे कदम उठाए जिससे वेंडर के साथ रिश्ते या कस्टमर के अनुभव पर बुरा असर डाले बिना उस खास समय में जोखिम कम किया जा सके। HarborView के लिए एक छोटी और काम की लिस्ट हर एक्शन को मैप पर मौजूद कैश की तारीख से जोड़ती है, न कि किसी सामान्य लक्ष्य से।
यह पक्का करने का एक तरीका कि मैप अंदर से सही है, यह है कि हमारे बताए हर ऑपरेशनल स्टेप के साथ कैश की असल तारीख जुड़ी हुई है। अगर किसी आइटम में रकम तो है लेकिन तारीख नहीं, तो उसे अभी साप्ताहिक कैश फ़ैसले के लिए इस्तेमाल नहीं किया जा सकता; और अगर किसी आइटम में तारीख है लेकिन रकम नहीं, तो उसका बैंक बैलेंस से मिलान नहीं किया जा सकता। किसी भी चीज़ में बदलाव करने से पहले, हम इस सवाल पर ध्यान देते हैं कि किस एक टाइमिंग अनुमान से पहले हफ़्ते के सबसे निचले स्तर (low point) में बदलाव होने की सबसे ज़्यादा संभावना है: क्रेडिट कलेक्शन में लगने वाले समय (lag) को एडजस्ट करें और यहाँ चार हफ़्तों के कैश पर पड़ने वाले असर को देखें: