आप पूरा दिन मीटिंग, मैसेज, छोटे-मोटे कामों और तुरंत पूरे होने वाले कामों में बिता सकते हैं, फिर भी दिन के आखिर में आपको लग सकता है कि आप पिछड़ गए हैं, क्योंकि सिर्फ़ काम करते रहने से हमेशा अच्छे नतीजे नहीं मिलते। यह कमी तब दिखती है जब आपके असल में ज़रूरी कामों और उस काम के बीच फ़र्क होता है जिसमें आप अपना समय बिताते हैं। आपका कैलेंडर भरा हुआ दिखता है, आपकी टास्क लिस्ट कई छोटे-छोटे कामों में बंट जाती है, और आपका ध्यान किसी एक ज़रूरी काम को आगे बढ़ाने के बजाय अलग-अलग कामों के बीच भटकता रहता है। इस तस्वीर को देखकर समझें कि कहाँ काम का ढेर तो लग जाता है, लेकिन उससे न तो कोई साफ़ समझ बनती है और न ही कोई काम पूरा हो पाता है।
बिज़ी रहने का मतलब है कि आप दूसरे लोगों और छोटे कामों को यह तय करने देते हैं कि क्या ज़रूरी है।
प्रोडक्टिविटी पर लिखी मुख्य किताबों के तरीकों में मतभेद है क्योंकि वे अलग-अलग तरह से काम को बांटती हैं और अलग-अलग नतीजों पर ध्यान देती हैं। Getting Things Done अधूरे कामों (ओपन लूप्स) को तनाव की वजह मानती है और कामों को नोट करने और अगले साफ़ कदमों के ज़रिए भरोसा बनाती है। Deep Work ध्यान भटकने को खतरा मानती है और लंबे समय तक ध्यान लगाए रखने में मदद करती है। Atomic Habits मानती है कि आप अपने माहौल के हिसाब से आगे बढ़ते या पीछे हटते हैं और छोटी-छोटी बार-बार की जाने वाली आदतों से अपनी पहचान बनाते हैं। The One Thing काम के दायरे को तब तक छोटा करती है जब तक कि एक मुख्य प्राथमिकता बाकी कामों को आसान न बना दे। Essentialism उन चीज़ों को हटा देती है जो सिर्फ़ ‘अच्छी’ हैं, ताकि ज़रूरी काम असल में हो सकें। देखिए कि हर सिस्टम समस्या को कैसे देखता है, और फिर यह देखिए कि वह सफलता को कैसे मापता है।