मंगलवार सुबह 9:10 बजे हैं। आप एक पेमेंट सॉफ्टवेयर रिलीज़ के प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, जिसे छह हफ़्ते पहले लाइव होना था। इंजीनियरिंग लीड का कहना है कि अभी भी 12 डिफेक्ट्स (कमियां) बाकी हैं और उनमें से आधे पैसों के लेन-देन से जुड़े हैं, इसलिए वे इसे रिलीज़ करने में सहज नहीं हैं। प्रोडक्ट मैनेजर लगातार नए ‘एज केस’ (खास या मुश्किल मामले) जोड़ते जा रहे हैं क्योंकि रिफंड और चार्जबैक के लिए ‘काम पूरा होने’ (done) का क्या मतलब है, इस पर कोई सहमत नहीं है। आपके एग्जीक्यूटिव स्पॉन्सर दिन के आखिर तक लॉन्च की नई तारीख चाहते हैं क्योंकि सेल्स टीम पहले ही ग्राहकों से वादा कर चुकी है। आपके इंतज़ार करने के हर घंटे के साथ, टीम फालतू बातचीत में उलझती जाती है, स्टेकहोल्डर्स अपनी मर्ज़ी से स्टेटस तय करने लगते हैं, और शेड्यूल सिर्फ़ एक अफ़वाह बनकर रह जाता है।
नया प्लान बनाने से पहले, आपको कंट्रोल वापस पाना होगा। अगले 48 घंटों में, आप एक साथ तीन काम करने की कोशिश करेंगे। आप डिलीवरी को स्टेबल (स्थिर) करेंगे ताकि आज के काम की वजह से कल दोबारा काम (rework) न करना पड़े। आप टीम को सुरक्षित रखेंगे ताकि वे सिर्फ़ प्रतिक्रिया देने के बजाय काम पर ध्यान दे सकें। आप असली डेटा का इस्तेमाल करके दोबारा प्लान बनाने के लिए काफ़ी समय और भरोसा हासिल करेंगे। आप यह सब एक छोटी डायग्नोस्टिक चेकलिस्ट, कुछ तेज़ी से तैयार होने वाले डॉक्यूमेंट्स (जैसे ‘काम पूरा होने’ की साफ़ परिभाषा और डिफेक्ट ट्राइएज नियम), और स्पॉन्सर को दिए जाने वाले अपडेट के ज़रिए करेंगे, जिसमें आप जो जानते हैं और जिसकी अभी पुष्टि कर रहे हैं, उन्हें अलग-अलग बताया जाएगा।
इसे समझने के लिए, एक मिनट निकालकर स्थिति का जायज़ा लें और पहचानें कि असल में क्या अटका हुआ है।
जब कोई प्रोजेक्ट फेल हो रहा होता है, तो सीधे नई तारीख तय करने का मन करता है। यह उपयोगी लगता है क्योंकि इससे सभी को कुछ ठोस मिलता है। इसी तरह टीमें ऐसी बातें मान लेती हैं जो असल में मुमकिन नहीं होतीं, और फिर अगली बार देरी होने पर उनकी विश्वसनीयता खत्म हो जाती है।
प्रोजेक्ट रिकवरी लक्ष्य, प्रोजेक्ट लक्ष्यों जैसे नहीं होते। आपके प्रोजेक्ट का लक्ष्य Q3 तक पेमेंट भेजना हो सकता है। आपके रिकवरी लक्ष्य कम समय के और ऑपरेशनल होते हैं।
PM की सच्चाई अगर स्पॉन्सर्स को कंट्रोल दिखता है, तो वे अक्सर अनिश्चितता को स्वीकार कर लेते हैं। वे शायद ही कभी ऐसे भरोसे को मानते हैं जिसके पीछे कोई सिस्टम न हो।
अगले चरण में, आप तय करेंगे कि कहाँ सख्ती बरतनी है और कहाँ लचीलापन रखना है, क्योंकि बचाव के दौरान आप एक ही समय में क्वालिटी, तारीख और स्कोप तीनों को बेहतर नहीं बना सकते।
आपके पास पूरी तरह से जाँच-पड़ताल (postmortem) करने का समय नहीं है। आपको एक तेज़ डायग्नोस्टिक (जाँच का तरीका) चाहिए जो आज दिख रहे लक्षणों को उन संभावित कारणों से जोड़े जिनकी जाँच आप कल कर सकें। मकसद तुरंत सही होना नहीं है, बल्कि अलग-अलग थ्योरीज़ के बीच उलझने से बचना है।
चार ऐसी कैटेगरीज़ से शुरुआत करें जिनमें ज़्यादातर नाकामियाँ शामिल होती हैं।
स्कोप (Scope) से जुड़ी समस्याएँ बार-बार बदलाव (churn) के रूप में दिखती हैं। बैकलॉग आइटम फिर से लिखे जाते हैं, एक्सेप्टेंस क्राइटेरिया (स्वीकृति के मापदंड) बदलते रहते हैं, और स्टेकहोल्डर्स इस बात पर सहमत नहीं होते कि ‘काम पूरा होने’ (done) का क्या मतलब है। इसका एक संभावित कारण ‘काम पूरा होने’ की परिभाषा का न होना या कमज़ोर होना, या इस बात पर कोई समझौता न होना है कि ज़रूरतों (requirements) में बदलाव कौन कर सकता है।
शेड्यूल (Schedule) से जुड़ी समस्याएँ ऐसे प्लान के रूप में दिखती हैं जो एक हफ़्ता भी नहीं चल पाते। स्कोप में बदलाव के बिना ही तारीखें आगे बढ़ जाती हैं, या क्रिटिकल पाथ (ज़रूरी रास्ता) पता नहीं होता। इसका एक संभावित कारण छिपी हुई निर्भरताएँ (hidden dependencies) या ऐसे टास्क हो सकते हैं जो इतने बड़े हैं कि उन्हें ईमानदारी से ट्रैक नहीं किया जा सकता।
क्वालिटी (Quality) से जुड़ी समस्याएँ दोबारा काम करने (rework) के रूप में दिखती हैं। डिफेक्ट्स फिर से खुल जाते हैं, ठीक करने पर आस-पास के हिस्से खराब हो जाते हैं, और टेस्टिंग एक ऐसी रुकावट बन जाती है जहाँ हमेशा चौंकाने वाली कमियाँ मिलती हैं। इसका एक संभावित कारण अस्पष्ट एक्सेप्टेंस क्राइटेरिया, कमज़ोर टेस्ट कवरेज, या इंटीग्रेशन में काम को जल्दबाज़ी में डालना हो सकता है।
लोग (People) से जुड़ी समस्याएँ फ़ैसला लेने में देरी के रूप में दिखती हैं। मीटिंग्स बढ़ जाती हैं, किसी को भी ‘ना’ कहने का अधिकार महसूस नहीं होता, और टीम मंज़ूरी का इंतज़ार करती रहती है। इसका एक संभावित कारण अस्पष्ट भूमिकाएँ (roles) या ऐसा स्पॉन्सर हो सकता है जिसे फ़ैसला लेने के लिए तैयार विकल्प नहीं मिल रहे हैं।
आम गलती हर लक्षण को लोगों से जुड़ी समस्या मानकर मनोबल सुधारने की कोशिश करना, जबकि असली समस्या स्कोप कंट्रोल या एक्सेप्टेंस क्राइटेरिया की होती है।
चेकलिस्ट का इस्तेमाल करके यह देखें कि जो आप अभी देख रहे हैं, उसे अगले 48 घंटों में की जाने वाली जाँच से कैसे जोड़ा जा सकता है।