सोशल मीडिया वर्कफ़्लो एक ऐसा दोहराया जा सकने वाला प्रोसेस है जो बिज़नेस के लक्ष्य से शुरू होकर प्लान किए गए कंटेंट, मंज़ूरी, पब्लिशिंग, ऑडियंस की प्रतिक्रिया, परफ़ॉर्मेंस के सबूत और अगले सुधार तक जाता है। इसका मकसद सिर्फ़ पोस्ट को आगे बढ़ाते रहना नहीं है। यह ज़िम्मेदारी, फ़ैसलों और सबूतों को साफ़ तौर पर दिखाता है ताकि टीम लक्ष्य को ध्यान में रखकर लगातार काम कर सके। एक काम का वर्कफ़्लो न सिर्फ़ कंटेंट बनाता है, बल्कि इस बात का रिकॉर्ड भी रखता है कि उसे क्यों बनाया, चेक किया और बदला गया। आइए, पूरे प्रोसेस और उन चीज़ों (आर्टिफ़ैक्ट्स) को देखते हैं जो काम को आगे बढ़ाती हैं:
अच्छा काम वह है जिसे ट्रैक किया जा सके। एक ‘ब्रीफ़’ से पता चलता है कि क्या नतीजा चाहिए, कैलेंडर से टाइमिंग का पता चलता है, मंज़ूरी से लिए गए फ़ैसलों का रिकॉर्ड रहता है, इनबॉक्स ट्राइएज से ऑडियंस की ज़रूरतों का पता चलता है, और डैशबोर्ड काम को सबूतों से जोड़ता है। अगली ज़रूरी बात यह तय करना है कि हर चीज़ (आर्टिफ़ैक्ट) को कौन आगे बढ़ाएगा और कौन उसे रोक सकता है।
मैनेजर सिस्टम और उसके नतीजों के लिए ज़िम्मेदार होते हैं, जबकि स्पेशलिस्ट उसके अंदर तय काम करते हैं। लोगों को काम सौंपने से पहले चार तरह की भूमिकाओं को अलग-अलग समझ लें।
RACI असाइनमेंट से उस आम समस्या से बचा जा सकता है जिसमें कई लोग रिव्यू तो करते हैं, लेकिन फ़ैसला लेने वाला कोई नहीं होता। इसे SLA के साथ जोड़ें, जो जवाब देने या काम सौंपने के लिए तय समय-सीमा होती है। उदाहरण के लिए, सपोर्ट टीम को एक घंटे के अंदर ज़रूरी शिकायतों को फ़्लैग करना पड़ सकता है, जबकि लीगल टीम को पहले से तय दावों की समीक्षा के लिए दो वर्किंग डे लग सकते हैं। हम टीम में इन सीमाओं को तय कर सकते हैं:
एक मालिक फ़ैसला करता है सलाह-मशविरे से फ़ैसला बेहतर होता है, लेकिन इससे हर योगदानकर्ता चुपचाप मंज़ूरी देने वाला नहीं बन जाना चाहिए।
साफ़ भूमिकाओं की वजह से हर हैंडऑफ़ (काम सौंपने की प्रक्रिया) को सबूत के आधार पर परखा जा सकता है, न कि सिर्फ़ इस आधार पर कि काम पूरा हुआ दिख रहा है।
एक वर्कफ़्लो में चार जुड़े हुए नतीजों के लिए मंज़ूरी के पैमाने की ज़रूरत होती है।
प्रोडक्ट की घोषणा के लिए, अगर ड्राफ़्ट का लिंक टूटा हुआ है, प्रोडक्ट के दावे को मंज़ूरी नहीं मिली है, या कॉल टू एक्शन किसी ऐसे पेज पर ले जाता है जिसका उससे कोई लेना-देना नहीं है, तो वह ड्राफ़्ट फ़ेल हो जाता है। एक पोस्ट बहुत अच्छी तरह से तैयार हो सकती है, फिर भी वह लक्ष्य से तालमेल बिठाने में फ़ेल हो सकती है। काम के पब्लिश होने से पहले जाँच, मालिक, सबूत और फ़ेल होने के नतीजों को तय करें। आइए देखें कि कैसे चरण-दर-चरण जाँच अस्पष्ट मंज़ूरी को काम के लायक फ़ैसले में बदल देती है: