एक व्यस्त B2B टीम, जो पहले पोस्ट करने के लिए भाग-दौड़ करती थी, अब हर सोमवार को 4 हफ़्ते का कैलेंडर जारी करने लगी है; इसमें आखिरी समय में बदलाव कम होते हैं और मंज़ूरी तेज़ी से मिलती है। इस नतीजे के पीछे बेहतर कॉपी (लिखावट) नहीं, बल्कि सोशल मीडिया के लिए एक ऐसा ऑपरेटिंग सिस्टम था जो वॉल्यूम, स्पीड और ब्रांड रिस्क को आसानी से मैनेज करता है।
सोशल मीडिया का काम तब बिगड़ता है जब टीम इनपुट को समय पर मंज़ूर की गई पोस्ट में नहीं बदल पाती। ब्रीफ़ देर से आते हैं, स्टेकहोल्डर्स सहमत नहीं होते, मंज़ूरी रुक जाती है, और कोई न कोई पोस्ट कर ही देता है। इसका असर पाइपलाइन पर पड़ता है: लॉन्च पोस्ट का सही समय निकल जाता है, प्रोडक्ट अपडेट्स की जानकारी नहीं पहुँचती, और लोगों की दिलचस्पी कम हो जाती है। आप एक ऐसा आसान सिस्टम बनाएंगे जो क्वालिटी बनाए रखते हुए काम की रफ़्तार (थ्रूपुट) बढ़ाएगा।
अपना सिस्टम डिज़ाइन करने से पहले, पूरे वर्कफ़्लो को देखें और पता करें कि यह कहाँ-कहाँ फेल हो सकता है।
जाल AI से टेक्स्ट बनाने की सुविधा जोड़ने से खराब अप्रूवल प्रोसेस ठीक नहीं होता। इससे अक्सर दोबारा काम करना पड़ता है क्योंकि ज़्यादा ड्राफ़्ट एक ही रुकावट वाली जगह (बॉटलनेक) पर जमा हो जाते हैं।
टूल चुनना ज़रूरी है क्योंकि इससे तय होता है कि आप कितनी तेज़ी से प्लान, रिव्यू, पब्लिश और रिस्पॉन्स कर सकते हैं। एक ‘ऑल-इन-वन’ सूट काम के हस्तांतरण (handoffs) को कम कर सकता है और मैनेजमेंट को सेंट्रलाइज़ कर सकता है। छोटी टीम के लिए हल्का शेड्यूलर तेज़ हो सकता है, लेकिन इससे अप्रूवल का काम ईमेल और स्प्रेडशीट पर जा सकता है, जिससे ब्रांड के लिए रिस्क बढ़ जाता है। ‘क्रिएटर OS’ आइडिया सोचने और एसेट बनाने की रफ़्तार बढ़ा सकता है, लेकिन फिर भी आपको ड्राफ़्ट से लेकर अप्रूव्ड और शेड्यूल की गई पोस्ट तक एक साफ़ प्रोसेस की ज़रूरत होती है।
फ़ैसला लेने का एक अच्छा तरीका यह है कि आप उन टूल को अपने हर हफ़्ते के असल काम से जोड़कर देखें।
तुलना का इस्तेमाल करके अपनी टीम के हिसाब से सबसे सही टूल चुनें, न कि सिर्फ़ सबसे लंबी फ़ीचर लिस्ट वाला टूल।
सोशल ऑपरेशन्स सिस्टम तब फ़ेल हो जाता है जब हर कोई कमेंट तो कर सकता है, लेकिन फ़ैसला कोई नहीं ले पाता। तय करें कि ब्रीफ़ की ज़िम्मेदारी किसकी है, कौन लिखता है, कौन ब्रांड के हिसाब से एडिट करता है, कौन मंज़ूरी देता है, कौन कमेंट्स का जवाब देता है और कौन रिपोर्ट बनाता है। ये भूमिकाएँ अलग-अलग लोगों की हो सकती हैं या एक ही व्यक्ति निभा सकता है, लेकिन फ़ैसले लेने का तरीका साफ़ होना चाहिए।
सबसे पहले परिभाषाएँ बताएँ ताकि आप उन्हें लगातार इस्तेमाल कर सकें। एक स्ट्रैटेजिस्ट बिज़नेस के लक्ष्यों से जुड़ा कंटेंट प्लान बनाता है। एक क्रिएटर ड्राफ़्ट और एसेट्स बनाता है। एक एडिटर ब्रांड और स्पष्टता का ध्यान रखता है। एक अप्रूवर का फ़ैसला आखिरी होता है और वह जोखिम उठाता है। एक कम्युनिटी मैनेजर जवाब देने और एस्केलेशन (बड़ी समस्याओं) को संभालता है। एक एनालिस्ट नतीजों के आधार पर अगले हफ़्ते का प्लान बनाता है।
अपनी मौजूदा रुकावट की पहचान करें, फिर काम का ऐसा साप्ताहिक तरीका तय करें जिससे मीटिंग्स बढ़ाए बिना मंज़ूरी मिलने में लगने वाला समय कम हो जाए।