یہ دو ہفتوں پر محیط ‘سپرنٹ’ (sprint) کا نواں دن ہے اور ڈیلیوری ٹیم ایک ہی طرح کے چکر میں پھنسی ہوئی ہے۔ انجینئرز ‘سلیک’ (Slack) پر پوچھ رہے ہیں کہ کون سی ٹکٹ (کام) درحقیقت تیار ہے، QA لیڈ ایسے ماحول (environment) کا انتظار کر رہا ہے جس کا کوئی ذمہ دار نہیں، اور پروڈکٹ اونر کام کی ایسی سادہ سی تازہ ترین صورتحال (status update) مانگ رہا ہے جسے تیار کرنے میں اصل کام سے بھی زیادہ وقت لگ رہا ہے۔ آپ پروجیکٹ مینیجر ہیں، اور آپ اس فیصلے تک نہیں پہنچ پا رہے کہ آیا ورک فلو کے غیر ضروری شور (noise) کو آٹومیٹ کیا جائے یا پہلے ورک فلو کو منظم اور بہتر بنایا جائے۔ آپ کے انتظار کے ہر گھنٹے کے ساتھ، مزید وقت اسٹیٹس سے متعلق پوچھ گچھ، کام کی منتقلی (handoffs) میں کوتاہیوں اور دوبارہ کام کرنے (rework) کی نذر ہو رہا ہے۔
کسی بھی چیز کو آٹومیٹ کرنے سے پہلے، ہمیں یہ دیکھنا ہوگا کہ وقت کہاں اور کیوں صرف ہو رہا ہے۔ پھر ہمیں ایسے کاموں کو الگ کرنے کا طریقہ درکار ہوگا جنہیں آٹومیٹ کرنا محفوظ ہے، اور ان کاموں کو جو بظاہر دہرائے جانے والے (repetitive) لگتے ہیں لیکن درحقیقت ان میں فیصلہ سازی کا خطرہ شامل ہوتا ہے۔ آخر میں، ہمیں آٹومیشن کے لیے کسی ایک ایسے ہدف کا انتخاب کرنے کے لیے ترجیحات کا واضح طریقہ کار (trade-off method) اپنانا ہوگا جو ڈیلیوری میں مددگار ثابت ہو، نہ کہ ناکامی کی کوئی نئی وجہ پیدا کرے۔
مسئلے کو عملی تناظر میں سمجھنے کے لیے، اس سپرنٹ کی ٹائم لائن کا جائزہ لیں اور دیکھیں کہ کہاں باہمی رابطے اور ہم آہنگی (coordination) کا نظام درہم برہم ہو رہا ہے اور کہاں کام محض سست روی کا شکار ہے۔
یہ صورتحال عام طور پر تین مقامات پر سامنے آتی ہے۔ جب منصوبہ (plan) ایک ہی جگہ پر واضح نہ ہو تو ‘سٹیٹس’ (پیش رفت) کے بارے میں پوچھ گچھ بڑھ جاتی ہے؛ جب کام کے مکمل ہونے کی تعریف (Definition of Done) مبہم ہو تو کام کی منتقلی (handoffs) ناکام ہو جاتی ہے؛ اور جب ذمہ داری واضح نہ ہو تو کام میں رکاوٹیں (blockers) برقرار رہتی ہیں۔ پراجیکٹ مینیجر (PM) کی ایک عام غلطی یہ ہوتی ہے کہ وہ سب سے پہلے سٹیٹس اپ ڈیٹ کے عمل کو خودکار (automate) بناتے ہیں کیونکہ یہ اسٹیک ہولڈرز کے لیے فوری طور پر مفید محسوس ہوتا ہے۔ اس کا نتیجہ یہ نکلتا ہے کہ ٹیم وہی الجھن زیادہ تیزی سے آگے بڑھاتی ہے اور اب سسٹم پر کم اعتماد کرتی ہے، کیونکہ خودکار رپورٹنگ زمینی حقائق سے متصادم ہوتی ہے۔
جب کوئی مرحلہ بار بار دہرایا جانے والا محسوس ہو، تو یہ پوچھیں کہ یہ دراصل کس قسم کا کام ہے۔ کچھ مراحل فیصلوں پر مبنی ہوتے ہیں، جیسے کام کے دائرہ کار (scope) میں تبدیلیوں کی منظوری یا ریلیز کی تاریخ کا انتخاب۔ کچھ مراحل کام کی منتقلی (handoffs) پر مشتمل ہوتے ہیں، جیسے کسی ٹکٹ کو ‘بلڈ’ (build) مرحلے سے ‘ٹیسٹ’ (test) مرحلے میں منتقل کرنا یا کسی مہم (campaign) کے اثاثے کو قانونی شعبے کے حوالے کرنا۔ کچھ مراحل ڈیٹا انٹری کے ہوتے ہیں، جیسے مختلف ٹولز کے درمیان فیلڈز کو کاپی کرنا یا ہفتہ وار اپ ڈیٹ کی فارمیٹنگ کرنا۔ آٹومیشن (خودکار نظام) اس وقت سب سے زیادہ محفوظ ہوتی ہے جب مرحلہ ڈیٹا انٹری کا ہو اور ان پٹ (معلومات) مستحکم ہوں۔
فیصلوں میں بہت زیادہ تغیر پایا جاتا ہے اور غلط فیصلے کا خمیازہ اکثر دیر سے سامنے آتا ہے۔ مناسب حدود یا اصولوں (guardrails) کے بغیر انہیں خودکار بنانے سے درست فیصلے کی صلاحیت محض اندازے میں بدل جاتی ہے۔ کام کی منتقلی (Handoffs) اس وقت ناکام ہوتی ہے جب کردار اور قبولیت کے معیارات واضح نہ ہوں؛ لہٰذا آٹومیشن تب ہی مددگار ثابت ہو سکتی ہے جب ہم یہ طے کر لیں کہ ‘تیار’ (ready) ہونے کا کیا مطلب ہے اور کون جوابدہ ہے۔ ڈیٹا انٹری وہ شعبہ ہے جہاں AI (مصنوعی ذہانت) ابتدائی مرحلے میں ہی مدد کر سکتی ہے، کیونکہ ہم اس کا آڈٹ کر سکتے ہیں، اسے دوبارہ چلا سکتے ہیں اور اس کی بے ترتیب جانچ (spot check) کر سکتے ہیں۔
اس موازنہ کرنے والی سرگرمی کا استعمال کرتے ہوئے یہ پہچاننے کی مشق کریں کہ کون سے مراحل اتنے مستحکم ہیں کہ انہیں خودکار بنایا جا سکے اور کن مراحل کے لیے انسانی فیصلے کی ضرورت ہے۔